Konferenzen und Tagungen online durchführen

Tagungen vollständig online sind vor neue Herausforderungen gestellt. Dieses Format ist nicht neu. In den letzten Jahren nahmen virtuelle Konferenzen zu, da diese Umsetzungsform auch einige Vorteile bietet. Lange Anfahrtswege oder Flüge können so z.B. entfallen. Oft praktiziert wurde und wird z.B. dass einzelne, besonders weit entfernte SpeakerInnen per Video zugeschaltet werden. Die Erfahrungen solcher Online-Tagungen oder einzelner Umsetzungen können genutzt werden. Auf den folgenden Seiten sind Anregungen zu Organisation, Formaten und technischen Umsetzungen zu finden.

Organisation

Formate der Präsenztagungen sind online gut übertragbar, erfordern jedoch im Vorfeld, genau wie Vor-Ort-Tagungen, einen hohen Koordinationsaufwand. Online-Tagungen dienen wie Vor-Ort-stattfindende Tagungen neben der Präsentation von Fachvorträgen dem fachlichen Austausch und der Vernetzung. Organisatorische Überlegungen sollten neben Art und Größe diese Aspekte einbeziehen und bei der Anzahl und Ausgestaltung von Videokonferenz-Räumen berücksichtigen. Zur Orientierung kann auf die räumliche Struktur von Präsenz-Tagungen geblickt werden.

Wir empfehlen, folgende Videokonferenz-Räume (VK-Räume) bereitzustellen:

• einen Raum für das Organisationsbüro, in dem zu jeder Zeit Support möglich ist,
• einen Raum für Vortragende, um die Technik und Lauffähigkeit der Präsentationen im Vorfeld in einem geschützten Bereich zu testen,
• einen Raum für den Auftakt und das Ende der Tagung mit einer Moderation, in dem sich alle Teilnehmer*innen treffen,
• Räume, je nach Anzahl der thematischen Sessions, die durch eine Moderation begleitet werden sowie
• einen oder mehrere Räume zur Pausengestaltung, die durch eine Moderation begleitet werden.

Formate

Die vielfältigen Formate von Konferenzen und Tagungen in Präsenz lassen sich online übertragen. Das favorisierte Format muss bei den Vorüberlegungen zur Organisation mit einbezogen werden. Beispielhaft werden hier drei Formate erläutert. Generelle Empfehlungen für die Videokonferenzen für alle Formate sind im Folgenden aufgeführt.

Empfehlungen

• Richten Sie einen VK-Raum ein, in dem die Vortragenden im Vorhinein ihre Technik, ihre Präsentationen, die Bildschirmfreigabe oder das Einbeziehen von Interaktionen, wie bspw. Umfragen testen können.
• Abhängig von der Art der Session, kann es hilfreich sein, dass nur die Personen, die einen Redebeitrag haben ihre Webcam einschalten.
• Teilnehmer*innen bei Betreten des Raumes stummschalten.
• Moderator*innen der thematischen Sessions können durch Co-Moderator*innen unterstützt werden, um gut durch intensive Diskussionen führen zu können.
• Führen Sie zur Disukussions-Steuerung verbindliche Diskussionsregeln ein, die die Diskussionen im Konferenzraum erleichtern (z. B. Ankündigen von Wortbeiträgen im Chat oder dass nur die an der Diskussion beteiligten Personen ihre Kamera einschalten).

Klassisches Tagungsformat

Das Format einer Präsenz-Tagung kann auf eine Online-Tagung übertragen werden. Wenn das Tagungsprogramm festgelegt ist, können die einzelnen Tagungs-Sessions in VK-Räumen organisiert und im Tagungs-Programm per Link oder auch QR-Code den Teilnehmer*innen bekannt gemacht werden. Es bietet sich an, einen VK-Raum, in dem sich alle Teilnehmer*innen zum Auftakt treffen und in dem die Keynote(s) stattfinden, bereitzustellen. Im Anschluss an den Auftakt können die einzelnen Sessions in vorbereiteten VK-Räumen beginnen. Für Vorträge aber auch Diskussionsrunden können die Möglichkeiten von Live-Visualisierungen und strukturierten Notizenfragen einbezogen werden. Öffentliche Notizen können z.B. zur späteren Dokumentation genutzt werden. Zur Vorstellung der Ergebnisse der einzelnen Sessions für alle Teilnehmer*innen, zum Ausblick auf weitere Veranstaltungen und zur Verabschiedung kann der VK-Raum verwendet werden, der schon zum Auftakt verwendet worden ist.

Empfehlungen

• Beziehen Sie evtl. auch in Betracht Vorträge im Vorfeld aufzuzeichnen.
• Hilfreich können Live-Visualisierungen und strukturierten Notizenfragen aber auch das Zusammenfassen von Anmerkungen im Bereich öffentlicher Notizen sein.
• Auf den weiteren Verlauf und die Räume zu folgenden Sessions können am Ende einer Session hingewiesen und/oder auch die entsprechenden links über den öffentlichen Chat weitergegeben werden.

Barcamp Format

Ein Barcamp ist ein offenes Veranstaltungsformat. Die Inhalte und der Ablauf der Tagung werden erst vor Ort von den Teilnehmer*innen festgelegt. Im Fokus stehen Austausch und Diskussion. Eine Online-Tagung in Form eines Online-Barcamp erfordert einen hohen organisatorischen Aufwand, da zu Beginn des Online-Barcamps Themen für weitere Sessions von den Teilnehmer*innen eingereicht werden können. Das bedeutet für die Organisator*innen, dass weitere VK-Räume vorbereitet sein sollten. Der Ablauf ähnelt dem einer Online-Tagung im klassischen Format. Sie benötigen einen VK-Raum für den Auftakt und das Ende der Veranstaltung sowie VK-Räume für die einzelnen Sessions. Für die thematischen Sessions können die Möglichkeiten von Live-Visualisierungen und strukturierten Notizenfragen, aber auch Murmelgruppen einbezogen werden.

Empfehlungen

• Richten Sie als Organisator*innen im Vorhinein VK-Räume für die spontanen Sessions ein.
• Berücksichtigen Sie in Ihrer Zeitplanung, dass mit Zunahme der Sessions die Ergebnisvorstellung deutlich mehr zeitlichen Raum in Anspruch nimmt.
• Sammeln Sie bereits im Vorfeld der Tagung möglichst viele Themenvorschläge ein.

Inverted Classroom Format

Ein mögliches Format einer Online-Tagung ist das Inverted Classroom Tagungs-Format. Hier werden die einzelnen Vorträge im Vorfeld aufgezeichnet und zur Verfügung gestellt. Die Tagungsteilnehmer*innen haben somit die Möglichkeit sich vorab intensiv mit den Inhalten der Vorträge auseinanderzusetzen und diese während der Online-Tagung gemeinsam zu diskutieren.

Empfehlungen

• Wählen Sie hier ein geeignetes Tool zur Bereitstellung der Videobeiträge vorab. Es können Videobeiträge auch im geschützten Bereich mit Passwortfreigabe eingebunden werden.

Come together, Pausen- und Abendgestaltung

Online-Tagungen machen es den Teilnehmer*innen schwer, sich innerhalb und außerhalb der Sessions zu vernetzen, da die persönliche face-to-face Kommunikation eingeschränkt ist. Während einer Session in einer Videokonferenz, haben die Teilnehmer*innen die Möglichkeit über die Chatfunktion private Nachrichten an andere Teilnehmer*innen zu senden, jedoch kann dann den Vorträgen schwieriger gefolgt werden. Außerhalb der Sessions sollte daher von den Organisator*innen genügend Zeit und Raum für einen zwanglosen Austausch bereitgestellt werden.

Empfehlungen

• Moderator*innen der thematischen Sessions können über mögliche Austauschformate und Räume informieren.
• Es bietet sich auch an, die virtuellen Pausenräume mit bekannten Themen zu besetzen, um den Einstieg zu erleichtern.
• Anstelle des gemeinsamen Buffets können z.B. verschiedene Speisen per Lieferservice an alle Teilnehmer*innen verschickt werden.
• Postersessions mit Kurzvorstellungen der Thematik bieten gute Einstiegsmöglichkeiten für Diskussionsrunden.
• Virtuelle Events wie z.B. Stadtrundgänge oder eine virtuelle Schnitzeljagd (z. B. über Actionbound) können weitere Möglichkeiten zur Interaktionen bieten.

Technische Umsetzung

Zur technischen Umsetzung wird ein Videokonferenzsystem benötigt.

MLUconf

MLUconf (BigBlueButton, BBB) ist ein Videokonferenzsystem, dass für Mitarbeiter der Universität zur Verfügung steht und auch die Organisation von Online-Tagungen ermöglicht. Zur Nutzung von MLUconf finden Sie alle Informationen im LLZ-Wiki.

Webex

Eine Umsetzung von Online-Tagungen ist auch mit Webex möglich. Informationen zu Webex und zur Nutzung finden Sie im LLZ-Wiki.