Konferenzen und Tagungen online durchführen

Tagungen und Konferenzen sind vor neue Herausforderungen gestellt. Online- oder Hybrid-Formate sind jedoch nicht neu. In den letzten Jahren nahmen virtuelle Konferenzen zu, da diese Umsetzungsform auch einige Vorteile bietet. Lange Anfahrtswege oder Flüge können so z.B. entfallen. Oft praktiziert wurde und wird beispielsweise, dass einzelne, besonders weit entfernte SpeakerInnen per Video zugeschaltet werden. Die Erfahrungen solcher Online-Tagungen bzw. einzelner Online-Elemente im Tagungsbereich können im universitären Rahmen gut genutzt werden. Auf den folgenden Seiten sind Anregungen zu Organisation, Formaten und der technischen Umsetzung zu finden.

Organisation

Formate der Präsenztagungen lassen sich gut auf Online-Formate übertragen, erfordern jedoch im Vorfeld einen ähnlich hohen Koordinationsaufwand. Online-Tagungen dienen, analog zu vor Ort stattfindenden Veranstaltungen, nicht nur der Präsentation von Fachvorträgen sondern auch dem fachlichen Austausch und der Vernetzung. Organisatorische Überlegungen sollten demnach nicht nur Art und Größe der Veranstaltung fokussieren, sondern auch die zuvor genannten Aspekte bei der Anzahl und Ausgestaltung der Videokonferenz-Räume mit einbeziehen. Zur Orientierung kann auf die räumliche Struktur von Präsenz-Tagungen geblickt werden.

Wir empfehlen, folgende Videokonferenz-Räume (VK-Räume) bereitzustellen:

• einen Raum für das Organisationsbüro, in dem zu jeder Zeit Support möglich ist
• einen Raum für Vortragende, um die Technik und Lauffähigkeit der Präsentationen im Vorfeld in einem geschützten Bereich zu testen
• einen Raum für den Auftakt und das Ende der Tagung mit einer Moderation, in dem sich alle TeilnehmerInnen treffen
• Räume, je nach Anzahl der thematischen Sessions, die durch eine Moderation begleitet werden sowie
• einen oder mehrere Räume zur Pausengestaltung, die durch eine Moderation begleitet werden

Formate

Im Konferenz- und Tagungsbereich existiert eine Fülle von Formaten. Im Rahmen der Vorüberlegungen zur Organisation gilt es zunächst zu klären, inwieweit sich das favorisierte Format auf eine Online-Variante übertragen lässt bzw. welche Modifikationen ggf. erforderlich sind. Beispielhaft werden hier drei Formate erläutert. Generelle Empfehlungen für die Videokonferenzen für alle Formate sind im Folgenden aufgeführt.

Empfehlungen

• Richten Sie einen VK-Raum ein, in welchem die Vortragenden vorab ihre Technik, ihre Präsentationen, die Bildschirmfreigabe oder das Einbeziehen von Interaktionen, wie bspw. Umfragen, testen können.
• Abhängig von der Art der Session, kann es hilfreich sein, dass nur Personen mit Redebeitrag ihre Webcam einschalten.
• Einstellungen vorab so wählen, dass Teilnehmende bei Betreten des VK-Raumes automatisch stummgeschaltet sind.
• ModeratorInnen der thematischen Sessions können durch Co-ModeratorInnen unterstützt werden, um intensive Diskussionen besser steuern zu können.
• Verbindliche Diskussionsregeln können die Diskussionen im Online-Konferenzraum erheblich erleichtern (z.B. Ankündigen von Wortbeiträgen im Chat oder Bitte zur Aktivierung der Kamera aller an der Diskussion beteiligten Personen).

Klassisches Tagungsformat

Das Format einer Präsenz-Tagung kann auf eine Online-Tagung übertragen werden. Wenn das Tagungsprogramm festgelegt ist, können die einzelnen Tagungs-Sessions in VK-Räumen organisiert und im Tagungs-Programm per Link oder auch QR-Code den TeilnehmerInnen bekannt gemacht werden. Es bietet sich an, einen VK-Raum bereitzustellen, in dem sich alle TeilnehmerInnen zum Auftakt treffen und in dem die Keynote(s) stattfindet(n). Im Anschluss an den Auftakt können die einzelnen Sessions in vorbereiteten VK-Räumen beginnen. Für Vorträge oder Diskussionsrunden können die Möglichkeiten von Live-Visualisierungen und strukturierten Notizenfragen einbezogen werden. Öffentliche Notizen können z.B. zur späteren Dokumentation genutzt werden. Zur Vorstellung der Ergebnisse der einzelnen Sessions für alle TeilnehmerInnen, zum Ausblick auf weitere Veranstaltungen und zur Verabschiedung kann der VK-Raum verwendet werden, der schon zum Auftakt verwendet worden ist.

Empfehlungen

• Ziehen Sie evtl. auch in Betracht, Vorträge im Vorfeld aufzuzeichnen.
• Hilfreich können Live-Visualisierungen und strukturierten Notizenfragen, aber auch das Zusammenfassen von Anmerkungen im Bereich öffentlicher Notizen sein.
• Auf den weiteren Verlauf und die Räume zu folgenden Sessions können am Ende einer Session hingewiesen und/oder auch die entsprechenden Links über den öffentlichen Chat weitergegeben werden.

Barcamp-Format

Ein Barcamp ist ein offenes Veranstaltungsformat. Die Inhalte und der Ablauf der Tagung werden erst vor Ort von den TeilnehmerInnen festgelegt. Im Fokus stehen Austausch und Diskussion. Eine Online-Tagung in Form eines Online-Barcamps erfordert einen hohen organisatorischen Aufwand, da zu Beginn des Online-Barcamps zunächst Themen für die einzelnen Sessions von den TeilnehmerInnen eingereicht werden müssen. Das bedeutet für die OrganisatorInnen, dass vorab bereits weitere VK-Räume vorbereitet sein sollten. Der Ablauf ähnelt dem einer Online-Tagung im klassischen Format. Sie benötigen einen VK-Raum für Auftakt und Ende der Veranstaltung sowie VK-Räume für die einzelnen Sessions. Für die thematischen Sessions können die Möglichkeiten von Live-Visualisierungen und strukturierten Notizenfragen, aber auch Murmelgruppen einbezogen werden.

Empfehlungen

• Richten Sie als OrganisatorInnen im Vorhinein VK-Räume für die spontanen Sessions ein.
• Berücksichtigen Sie in Ihrer Zeitplanung, dass mit Zunahme der Sessions die Ergebnisvorstellung deutlich mehr zeitlichen Raum in Anspruch nimmt.
• Sammeln Sie bereits im Vorfeld der Tagung möglichst viele Themenvorschläge ein.

Inverted-Classroom-Format

Ein mögliches Format einer Online-Tagung ist das Inverted-Classroom-Tagungs-Format. Hier werden die einzelnen Vorträge im Vorfeld aufgezeichnet und zur Verfügung gestellt. Die TagungsteilnehmerInnen haben somit die Möglichkeit, sich vorab intensiv mit den Inhalten der Vorträge auseinanderzusetzen und diese während der Online-Tagung gemeinsam zu diskutieren.

Empfehlungen

• Wählen Sie hier ein geeignetes Tool zur Vorab-Bereitstellung der Videobeiträge. Es können Videobeiträge auch im geschützten Bereich mit Passwortfreigabe eingebunden werden.

Come together, Pausen- und Abendgestaltung

Online-Tagungen machen es den TeilnehmerInnen schwer, sich innerhalb und außerhalb der Sessions zu vernetzen, da die persönliche face-to-face-Kommunikation eingeschränkt ist. Während einer Session in einer Videokonferenz haben die TeilnehmerInnen zwar die Möglichkeit, private Nachrichten an andere TeilnehmerInnen über die Chatfunktion zu senden, jedoch kann dann den Vorträgen u.U. schwieriger gefolgt werden. Außerhalb der Sessions sollte daher von den OrganisatorInnen genügend Zeit und Raum für einen zwanglosen Austausch bereitgestellt werden.

Empfehlungen

• ModeratorInnen der thematischen Sessions können über mögliche Austauschformate und Räume informieren.
• Es bietet sich auch an, die virtuellen Pausenräume mit bekannten Themen zu besetzen, um den Einstieg zu erleichtern.
• Anstelle des gemeinsamen Buffets können z.B. verschiedene Speisen per Lieferservice an alle TeilnehmerInnen verschickt werden.
• Postersessions mit Kurzvorstellungen der Thematik bieten gute Einstiegsmöglichkeiten für Diskussionsrunden.
• Virtuelle Events, wie z.B. Stadtrundgänge oder eine virtuelle Schnitzeljagd (z.B. über Actionbound), können weitere Möglichkeiten zur Interaktion bieten.

Technische Umsetzung

Zur technischen Umsetzung wird ein Videokonferenzsystem benötigt.

MLUconf

MLUconf (BigBlueButton, BBB) ist ein Videokonferenzsystem, dass den MitarbeiterInnen der Universität zur Verfügung steht und auch die Organisation von Online-Tagungen ermöglicht. Zur Nutzung von MLUconf finden Sie alle Informationen im LLZ-Wiki.

Webex

Eine Umsetzung von Online-Tagungen ist auch mit Webex möglich. Informationen zu Webex und zur Nutzung finden Sie im LLZ-Wiki.