Portal:Onlinebetrieb/Synchrone Onlineformate/Audio- und Videokonferenzen durchführen/Videokonferenzen mit MLUconf veranstalten

Führen Sie Videokonferenzen nicht über die VPN-Verbindung durch. Dies verbessert die Qualität der Videokonferenz und spart Bandbreite für andere Dienste.

MLUconf ist ein Videokonferenzsystem das auf der Open-Source Software BigBlueButton beruht und auf MLU-internen Servern betrieben wird. MLUconf kann über drei MLU-Plattformen genutzt werden:

• direktüber die MLUconf-Seite https://mluconf.uni-halle.de
• in Stud.IP-Veranstaltungen und Studiengruppen
• in ILIAS-Kursen und Gruppen

MLUconf über mluconf.uni-halle.de

Öffnen Sie die Seite https://mluconf.uni-halle.de.
Sie gelangen zur Startseite von MLuconf. Melden Sie sich bitte über den Button "Einloggen" oben rechts an.

Für den Login nutzen Sie bitte Ihr 5-stelliges MLU-Nutzerkennzeichen. Das Passwort ist das zu Ihrem Nutzerkürzel gehörige AD-Passwort. Hinweis: Bei dem AD-Passwort handelt es sich um Ihr Passwort für die zentralen Dienste der MLU. Sie nutzen das Passwort z.B. um sich in Ihre MLU-Mail oder in das VPN/Wlan einzuloggen.

Sollten Sie Ihr Passwort nicht wissen oder nicht akzeptiert werden, so müssen Sie sich im Serviceportal (https://serviceportal.itz.uni-halle.de) ein neues Passwort setzen. Beachten Sie hierbei: Dieses Passwort gilt dann für alle zentralen Dienste.

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  Startseite MLUconf

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  Login MLUconf

Sie gelangen auf die Startseite der MLUconf-Oberfläche. Hier sehen Sie einen Übersicht Ihrer bisher über mluconf.uni-halle.de angelegten Räume sowie Räume, die mit Ihnen von Anderen geteilt wurden. Sie können auch neue Räume hinzufügen.

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  Übersicht der über mluconf.uni-halle.de angelegten und geteilten Räume MLUconf

Raum anlegen, Raumeinstellungen, Löschen von Räumen

Einen neuen Raum legen Sie über die Schaltfläche "Raum erstellen" an. Diese befindet sich bei mehreren bestehenenden bzw. geteilten Räumen in der Übersicht unten.

Raumeinstellungen, Würfelsymbol Zugangscode

Nach dem Klicken der Schaltfläche öffenen sich die Raumeinstellungen:

• Angabe eines Raum-Namens
• optional: Generieren eines zufälligen Zugangscode zum Betreten des Raumes/Meetings. Der Code wird durch das Klicken auf das Würfelsymbol erzeugt. Mit der Weitergabe des Codes an die Meeting-Teilnehmer kann der Raum vor unerwünschten Zugriffen geschützt werden.

weitere optionale Einstellungen:

• Teilnehmer beim Betreten stummschalten: wenn aktiviert, ist bei allen Teilnehmern das Mikrofon bei Raumbeitritt deaktiviert
• Freigabe durch Moderator bevor der Raum betreten werden kann: wenn aktiviert, können Teilnehmer das Meeting erst mit Erlaubnis eines Moderators betreten. Bis zur Freigabe befinden sich die Teilnehmer in einer Art Warteschlange.
• Jeder Teilnehmer kann das Meeting starten: wenn aktiviert, kann die Konferenz von allen gestartet werden. Ansonsten kann der Raum nur vom Moderator geöffnet werden. Die Teilnehmer erhalten solange die Meldung "Die Konferenz hat noch nicht begonnen". Weitere Informationen dazu finden Sie hier
• Alle Nutzer nehmen als Moderator teil: wenn aktiviert,haben alle Teilnehmer nach Raumbeitritt Moderatoren-Rechte und können z.B. Teilnehmerrechte bearbeiten oder Präsentator werden. Übersicht der verschiedenen Rechte/Rollen in MLUconf-Meetings
• Automatisch dem Raum beitreten: wenn aktiviert, können alle Teilnehmer den Raum betreten und somit das Meeting starten. Die Teilnehmer haben dann keine Moderatoren-Rechte.

Die Raumeinstellungen können Sie jeder Zeit auch nach dem Erstellen des Meetings ändern. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte neben dem Raum. Hinweis: Änderungen an den Raumeinstellungen wirken sich auch auf ein bereits aktives Meeting aus.

Das Löschen eines Raumes erfolgt ebenfalls durch ein Klick auf die drei Punkte. Um den Raum zu entfernten wählen Sie den Punkt "Löschen".

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  Schaltfläche "Raum erstellen"

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  Einstellungen anpassen, Raum löschen

Konferenz starten, Räume teilen

Um ein Meeting zu starten, wählen Sie den gewünschten Raum aus der Übersicht auf indem Sie darauf klicken. Gehen Sie anschließend auf "Starten". Das Meeting öffnet sich im selben Fenster bzw. Tab.

Raum per Link teilen
Wählen Sie auf der Startseite mit der Raumübersicht den gewünschten Meeting-Raum aus. Sie sehen im Feld "Teilnehmer einladen" den Link zum Meeting-Raum. Diesen können Sie mittels "Kopieren" in Ihre Zwischenablage speichern.

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  Starten der Konferenz

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  Link zum Versenden an die Teilnehmer

Raum mit anderen MLUconf-Nutzern teilen
Während Sie den Link an jede beliebige Person weitergeben können, können Räume nur mit anderen MLUconf-Nutzern, also nur mit MLU-Angehörigen (Lehrende, Studierende, Mitarbeitende) geteilt werden. Wenn ein Raum mit einem Nutzer geteilt wird, erhält dieser Nutzer dadurch das Recht, im Raum eine Konferenz zu starten und ggf. die Aufzeichnungen des Raums anzusehen. Um den Zugriff mit einem MLUconf-Nutzer zu teilen, gehen Sie bei dem entsprechenden Raum auf die drei Punkte und wählen Sie "Zugriff verwalten" aus. Anschließend können Sie über "Nutzer auswählen" nach dem Namen suchen und den Nutzer auswählen. Speichern Sie diese Änderung. Bei der ausgewählten Person erscheint der von Ihnen geteilte Raum ebenfalls auf deren MLUconf-Startseite. Eine Weitergabe des Raum-Links ist also nicht erforderlich.
Mit Ihnen geteilte Räume erkennen Sie am Teilen-Symbol. Die Raumeinstellungen können Sie bei diesen Räumen nicht ändern. Außerdem können Sie die mit Ihnen geteilten Räume nicht löschen sondern nur aus Ihrer Raumliste entfernen. Anschließend haben Sie aber keinen Zugriff mehr darauf.

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  Zugriff verwalten

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  Nutzer nach Namen suchen und auswählen

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  Ansicht geteilter Raum

Eine ausführliche Beschreibung zu den Funktionen von MLUconf finden Sie unter: Funktionen von MLUconf.

MLUconf über Stud.IP

MLUconf-Meetings können in Stud.IP-Veranstaltungen genutzt werden. So können Sie beispielsweise virtuelle Seminarräume zu der Veranstaltung anlegen. Standardmäßig haben nur die eingetragenen Studierenden Zugriff auf den Meeting-Raum.
Neben Veranstaltungen können Meeting-Räume auch in Studiengruppen genutzt werden.

Anlegen von Räumen in einer Stud.IP Veranstaltung

Um in Ihrer Stud.IP-Veranstaltung MLUconf-Meetings anzulegen, müssen Sie als erstes das Meeting-Plugin aktivieren. Dazu gehen Sie auf Ihre gewünschte Veranstaltung. Über den Punkt "Mehr..." im oberen Menü gelangen Sie zur Aktivierung. Scrollen Sie nach unten, bis Sie zum Aktivierungsfeld "Meetings" gelangen und setzen Sie ein Häkchen.

Hinweis: Sollten Sie den Punkt "Meetings" nicht finden, überprüfen Sie bitte, ob Sie auf der linken Seite bei den Kategorien "Kommunikation und Zusammenarbeit" angehakt haben.

Nach der Aktivierung erscheint der Punkt „Meetings“ in der oberen Menüleiste. Klicken Sie darauf um zur Verwaltungsoberfläche zu gelangen. Einen neuen MLUconf-Raum erstellen Sie über die Schaltfläche "Neuer Raum". Anschließend öffnen sich die Raum-Einstellungen. Über das Zahnradsymbol gelangen Sie jeder Zeit wieder zu den Grundeinstellungen des Raumes und können diese ändern. Mit Klick auf das Schloss-Symbol (offenes Schloss = TN haben Administrationsrechte) bzw. Auge-Symbol (Raum ist sichtbar/unsichtbar für Mitglieder der Veransatltung) ändern Sie die jeweilige Einstellung.

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  "Mehr..."

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  Aktivierung von Meetings in der Stud.IP-Veranstaltung

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  Erstellen eines Raumes

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  Raumeinstellungen ändern

Anlegen von Räumen in Studiengruppen

Um MLUconf-Meetings in einer Stud.IP Studiengruppe zu aktivieren gehen Sie bitte in die Gruppe auf den Punkt "Verwaltung". Haken Sie dort unter Inhaltselement den Punkt "Meetings" an. Nach der Aktivierung erscheint der Punkt „Meetings“ in der oberen Menüleiste. Klicken Sie darauf um zur Verwaltungsoberfläche zu gelangen. Einen neuen MLUconf-Raum erstellen Sie über die Schaltfläche "Neuer Raum". Anschließend öffenen sich die Raum-Einstellungen.

Raumkonfiguration

Raumname
Geben Sie hier bitte einen aussagekräftigen Namen des Meetings an.

Systemeinstellung Konferenzsystem
Wählen Sie hier bitte den Eintrag "BigBlueButton (Server 1)" aus. Damit wird automatisch der Abschnitt "zusätzliche Funktionen" angepasst:

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  Raumname

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  Konferenzsystem "BigBlueButton (Server 1)"

zusätzliche Funktionen

Raumeinstellungen

Erstellen eines Einladungslinks

• Alle Teilnehmenden haben Moderationsrechte: Als ModeratorIn besitzt man die weitreichendsten Rechte in einem MLUconf-Konferenzraum. So kann, wenn diese Option aktiviert ist, jede/r in die Stud.IP-Veranstaltung eingetragene Teilnehmende die Teilnehmer-Einstellungen im Meetingraumes ändern oder Präsentator werden.

• Alle Teilnehmenden initial stumm schalten: Wenn aktiviert, ist das Mikro bei allen (außer Moderatoren) beim Beitritt in den Konferenzraum deaktiviert. Um zu sprechen, muss das Mikro von den Teilnehmenen selbst aktiviert werden.

• Jeder Teilnehmer kann die Konferenz starten: Wenn aktiviert können alle Teilnehmer den Konferenzraum öffnen und beitreten. Sonst kann der Raum nur durch ein Moderator (Dozierender) gestartet werden.

!Achtung: Sollten Sie in den Einstellungen einen Konferenzdauer angegeben haben, so startet diese sobald der Konferenzraum geöffnet wurde.

• Nur Moderatoren können Webcams sehen: Aktivieren Sie diese Optioen, wenn die Teilnehmenden zwar ihre Webcams nutzen, sich aber untereiander nicht sehen sollen.

• Nur Moderatoren können Webcams bzw. Audio teilen:Wenn aktiviert, können die Teilnhemenden (Studierende) ihre Mikrofone und Webcams nicht aktivieren.

• Gemeinsame Notizen deaktivieren: Wenn aktiviert, sthen die gemeinsamen Notizen im Konferenzraum nicht zur Verfügung.

• Privaten Chats deaktivieren: Wenn aktiviert können die Teilnehmenden (Studierende)sich untereinander im meetingraum keinen privaten nachrichten schreiben. Der öffentliche Chat ist weiter aktiv.

• Moderatoren vor Teilnehmendenzutritt fragen: Wenn aktiviert muss ein Moderator dem Raum-Zutritt eines Teilnehmenden zustimmen.

• Zugang via Link: Wenn aktiviert, können Sie einen personalisierten Link für Gäste zur Verfügung stellen. Ansonsten ist der Meetingraum nur für Teilnehmer der Stud.IP-Veranstaltung zugänglich. Eine Weitergabe eines Raumlinkes wäre dann nicht möglich.

Die Generierung des Einladungslinks erfolgt nach dem nach dem Speichern der Einstellung über den entsprechenden Button. Jedem Einladungslink wird ein Standard-Name (kann dann von dem Gast vor Raum-Beitritt selbst angepasst werden) zugerodnet so dass für jeden Gast ein eigener Link erstellt werden sollte.

Teilnehmerbegrenzung, Dauer

• Maximale Teilnehmerzahl: Hier wird vom System beim Erstellen des Meeting-Raumes ein Wert eingetragen, der sich an der Anzahl der Teilnehmender an der Veranstaltung orieniert. !Achtung: Entscheidend ist die Anzahl der Veranstaltungs-Teilnehmer beim Erstellen des Meetings. Eine automatische Anpassung, z.B. wenn anschließend mehr Teilnehmende eingetragen sind, erfolgt nicht!

Es gelten dabei folgende Richtlinien:

• Es sind maximal 250 Teilnehmer im Meetingraum möglich. Dazu zählen auch die Dozierenden.
• bei der automatischen Eintragung wird die aktuelle Anzahl von Teilnehmern in der Stud.IP-Veranstaltung + 5 genommen, mindestens aber "20"

Bitte stellen Sie maximale Anzahl der erwarteten Teilnehmer großzügig ein und überprüfen Sie, falls mehr Teilnehmende zugelassen werden, diese Einstellung.

• Konferenzdauer: Der voreingetragene Wert beträgt 240min. Der Wert kann verändert, aber das Feld nicht leer gelassen werden (dann würde das Meeting automatisch nach 240 min beendet werden.) Maximal ist eine Meeting-Dauer von 1440min möglich. Die Zeit läuft sobald das Meeting gestartet wurde, also das Meeting von einer Person betreten wurde. Sollten Sie das Meeting betreten und dann den Tab/Fenster schließen zählt die Zeit weiter. Sie müssten sich dann korrekt ausloggen. 30 Minuten vor Ablauf der Zeit erscheint im Meeting-Raum ein Countdown. Änderungen an der Konferenzdauer werden erst wirksam, wenn die vorangegangene Konferenz beendet wurde und einen neu gestartet.

• Willkommensnachricht: Hier können Sie den Inhalt im Text-Feld des Meetingraumes anpassen. Die Variable "%%CONFNAME%%" besteht aus dem Namen der Veranstaltung + dem Raumnamen. Es können HTML-Tags zur Formatierung verwendet werden.

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  Anzeige im MLUconf-Raum

Aufzeichnungen
Aktuell (Stand Oktober 2020) ist eine automatisch Aufzeichnung nicht möglich. Daher hat die Einstellung im Bereich „Aufzeichnung“ keine Auswirkung. Wenn Sie die Konferenz aufzeichnen möchten, nutzen Sie die Bildschirmaufnahme z.B. über OBS oder OpencastStudio.

Gruppenraum
Sollten Sie in Ihrer Veranstaltung Gruppen eingerichtet haben, können Sie hier auswählen zu welcher Gruppe der Meeting-Raum zugeordnet werden soll. Es haben dann nur die jeweiligen Gruppenmitglieder Zugriff auf den Raum (der Raum ist für die anderen Veranstaltungsteilnehmer nicht sichtbar)

Automatisches Hochladen von Materialien
Hier können Sie auswählen, welche Dateien aus Veranstaltungs-Ordnern im MLUconf-Raum als Präsentation zur Verfügung stehen sollen. Es werden alle Dateien des ausgewählten Ordners automatisch zu Beginn des Meetings hochgeladen. Sie können im Meeting zwischen den Dateien wechseln.

Exkurs: Reiter anpassen

Unter „Anpassen“ können Sie, wie bei anderen Reitern auch, den Namen des Reiters ändern, z.B. in Online-Kursraum, und einen Infotext hinzufügen.

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  neue Bezeichnung des Reiters

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  Anwendung der Angaben

MLUconf über ILIAS

Videokonferenzräume über MLUconf können in einem ILIAS-Kurs, einer Gruppe oder innerhalb eines Ordners erstellt werden. Vorausetzung ist, dass Sie Kurs- bzw. Gruppenadminsitrator sind. In einem neuen Kurs/neuer Gruppe/ neuem Ordner erstellen Sie eine "MLUconf Videokonferenz" über den Button "Neues Objekt hinzufügen".

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  Einfügen eines Videokonferenzraumes in ein ILIAS-Objekt

Bei einem bereits bestehenden Kurs/einer bestehenden Gruppe/ einem bestehenden Ordner müssen Sie die Rechte-Einstellungen ändern um einen Videokonferenzraum hinzuzufügen.

1. Gehen Sie in Ihrem Kurs/Gruppe/Ordner auf den Punkt "Rechte"

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  Rechte-Einstellungen öffnen

2. Gehen Sie nun zu der Spalte "Kursadministrator" bzw. "Gruppenadministrator". Haken Sie dort unter dem Abschnitt " Neue Objekte erzeugen" den Punkt "MLUconf Videokonferenz" an. Speichern Sie anschließend diese Einstellungen! (Speicher-Button unten rechts)

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  Rechte der Kursadmins

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  Abschnitt "Neue Objekte erzeugen"

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  Aktivieren des MLUconf Videokonferenzraumes

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  Einstellung speichern

Nun können Sie über den Button "Neue Objekte hinzufügen" einen MLUconf Videokonferenz-Raum hinzufügen

Weitere Informationen

• Funktionen, Rollen und Einstellungen in MLUconf-Meetings
• Häufige Fragen zu MLUconf
• BBB-Praxishandbuch als PDF (externe Seite)