Quickstart zu mündlichen Prüfungen über Videokonferenzsysteme

Hinweise für Lehrende zu mündlichen Prüfungen durch Videokonferenzsysteme an der Martin-Luther-Universität

Kontaktbeschränkungen und der Ausfall von Präsenzlehre haben die Lehre spürbar verändert. Durch die Besonderheiten im Onlinesemester sind Prüfungen nur eingeschränkt möglich. Mündliche Prüfungsformen sollen – ebenfalls in digitaler Form stattfinden. Die in diesem Dokument aufgelisteten Hinweise zu Organisation, Ablauf und allgemeinen Informationen sollen Ihnen als Hilfestellung dienen und stellen lediglich eine Empfehlung dar. Ein individuell anderer Ablauf ist natürlich möglich.

Bitte beachten Sie, dass diese Hinweise keinesfalls die Betreuung durch das LLZ 1:1 nachbilden können. Haben Sie über diese Hinweise hinaus noch weitere Fragen: Bitte wenden Sie sich bzgl. der Eignung dieses Prüfungsformates und den genauen Vorbereitungen an Ihren FachansprechpartnerInnen am LLZ.

Organisation der mündlichen Prüfung

Falls Sie mehrere Prüflinge haben sollten, ist eine Terminvereinbarung per Mail aufwendig. Falls Sie die Terminvergabe in Kursen mit vielen Studierenden daher nicht per Mail klären möchten – haben Sie die Möglichkeit der Terminvereinbarung über ein Online-Tool.

Als Lehrperson der MLU können Sie dafür beispielsweise die Sprechstundenfunktion in StudIP nutzen. Studierende können sich feste Termine buchen. Sie haben Diese dann bereits vollständig in einer Übersicht zur Verfügung. Eine Anleitung finden Sie hier Terminvergabe in StudIP
Eine weitere Möglichkeit besteht über den Ilias-Buchungspool.

Videokonferenzsystem

MLUconf ist das an der MLU empfohlene Videokonferenzsystem.

Die Bedienung von MLUconf ist nicht schwer. Eine Anleitung zur Einrichtung eines Raumes und zur Nutzung des Systems finden Sie hier: https://mluconf.uni-halle.de/b und hier: Vodeokonferenzen mit MLUconf veranstalten
Sie sollten die Verwendung von MLUconf vor einer Prüfungssituation ausprobieren. Empfehlen Sie dies auch Ihren Studierenden. Diese Seite könnte für die Studierenden dabei hilfreich sein: an einer Videokonferenz teilnehmen
Bei der Einrichtung des Raumes haben Sie verschiedene Möglichkeiten der Konfiguration: Stummschalten, Freigabe und Rechtevergabe. Sie sollten die Option wählen, dass Teilnehmer erst anklopfen müssen bevor sie den Raum betreten. Aktivieren Sie dazu in den Raumeinstellungen die Option “Freigabe durch Moderator bevor der Raum betreten werden kann” So können Sie selbst bestimmen wer den Raum wann betritt und stellen sicher, dass einer Prüfungssituation keine externen Teilnehmer beitreten (bspw. Studierenden aus dem nächsten Prüfungsslot).

Ablauf der mündlichen Prüfung

Sie können den Zugang zu dem Raum über MLUconf, Stud.IP oder ILIAS ermöglichen. Über Stud.IP und ILIAS haben nur Teilnehmer der Veranstaltung bzw. Mitglieder des Kurses Zugriff. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten an der Prüfung den Zugang im Vorfeld getestet haben.
Vor dem Start der Videokonferenz muss sichergestellt sein, dass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Kamera und das Mikrofon sind funktionstüchtig und eine stabile Internetverbindung ist gewährleistet. Aus Gründen der Netzstabilität und -Verlässlichkeit empfehlen die Verwendung einer LAN-Verbindung
Sie sollten die Teilnehmer stumm schalten um mögliche Irritationen zu vermeiden. Jeder Teilnehmer kann sein Mikrofon für einen Beitrag wieder anschalten.
Falls die Studierenden während der mündlichen Prüfung eine Präsentation halten sollen,müssen Sie diese Möglichkeit als Gastgeber einstellen. Standardmäßig kann nur der Meeting-Ersteller die Veranstaltung administrieren und beispielsweise Teilnehmer stumm schalten oder Präsentationen starten. Um einzelne Teilnehmerrechte zu erweitern oder zu beschränken, wählen Sie innerhalb des Meetings die entsprechenden Namen an, um eine Aktion auszuführen. Dazu drücken Sie links unter "Teilnehmer" auf den jeweiligen Studierenden und dann „zum Moderator befördern“. Die neu benannte Moderation kann nun selbst Dateien hochladen und den Bildschirm für andere Teilnehmende freigeben. Um die Moderation rückgängig zu machen, klicken Sie erneut auf den Studierenden und daraufhin auf „Zum Zuschauer zurückstufen“. Sie können zudem mit dem Zahnrad-Symbol am Bereich "Teilnehmer" die "Zuschauerrechte beschränken" - hier administrieren Sie sowohl Beschränkungen als auch Freigaben für alle Teilnehmer.
Es ist möglich eine Präsentation hochzuladen. Um eine Präsentation hochzuladen müsse die folgenden Schritte ausgeführt werden:

Das "Plus" unten links beinhaltet unterschiedliche Optionen. Unter anderem können Sie Präsentationen zeigen. Klicken Sie dazu auf das Plus und dann auf "Eine Präsentation hochladen".
Sie sollten maximal zwei Stunden im Vorfeld Ihre Präsentation, am Besten im pdf-Format, in MLUconf hochladen. (Präsentationen werden maximal zwei Stunden in einer leeren Konferenz (ohne Teilnehmer) gespeichert.) Danach bitte über das Menü oben rechts Ausloggen. Bitte nicht einfach das Fenster schließen oder die Konferenz "Beenden", da die Präsentation bei einen erneuten Betreten des Raumes dann nicht mehr zur Verfügung steht. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre gewünschte Datei aus Ihrem Ordner hochladen können. Öffnen Sie dazu den Ordner und ziehen Sie die entsprechende Datei in den dafür vorgesehenen Rahmen.
Anschließend klicken Sie auf "Hochladen", um Ihre Präsentation mit den Teilnehmenden zu teilen.
Die Präsentation erscheint in Ihrem Hauptfenster. Im unteren Bereich können Sie die Folien navigieren.

Es empfiehlt sich ansonsten für die Studierenden die Bildschirmfreigabe zu benutzen um eine Präsentation allen Beteiligten der Prüfung zugänglich zu machen.
In der Phase der Notenbewertung sollten Sie den Studierenden (und falls vorhanden auch Gäste) bitten den Raum zu verlassen. Es gibt zwei Optionen: Der studierende kann den Raum selbst verlassen oder Sie entfernen den Teilnehmer ggf. selbst. Eine weitere Möglichkeit ist, dass Sie die Teilnehmer in einen Break-out verschieben. Diesen Raum können Sie ebenfalls zeitlich terminieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Dazu gehen Sie links in die Teilnehmerverwaltung auf "Breakout-Räume erstellen".
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie folgende Einstellungen für die Breakout-Räume vornehmen können: Anzahl der Räume, Dauer der geöffneten Räume, Zusammenstellung der Räume: Sie ordnen zu.
Abschließend gehen Sie auf „Erstellen“.
Das vorzeitige Beenden der Räume können Sie ebenfalls einleiten („Alle Breakout-Räume beenden“).

Vor Beendigung der Videokonferenz sollten Sie sicherstellen, dass alle Daten (bspw. Präsentation der Studierenden oder auch Notizen) gesichert werden. Daten des Meetings werden im Anschluss unwiderruflich gelöscht, sobald alle Teilnehmer den Raum verlassen haben. Sichern Sie darum vorher alle wichtigen Dateien und Notizen!
Um die Konferenz zu beenden, gehen Sie oben rechts auf die drei Punkte und klicken auf „Konferenz beenden“.

Allgemeine Hinweise

Diese Empfehlungen gelten grundsätzliche für jeden Teilnehmer.

Schließen Sie Ihr Gerät, falls möglich, mittels LAN-Kabel an.
Vermeiden Sie die Verwendung eines VPN-Dienstes - die Performance leidet darunter.
Benutzen Sie am besten ein Headset, wählen Sie dieses in den Einstellungen aus.
Suchen Sie sich eine möglichst ruhige Umgebung, schließen Sie Fenster und Türen.
Sprechen Sie laut und deutlich, lassen Sie Ihr Gegenüber aussprechen.
Oft führen technisch bedingte Verzögerungen der Audio-Übertragung zum “ins Wort fallen”. Warten Sie lieber noch eine Sekunde, bevor Sie selbst sprechen.
Bedenken Sie, dass Sie von allen Konferenz-Teilnehmern gesehen werden.
Nutzen Sie bei Fragen auch die integrierte Chatfunktion.
Schalten Sie ihre anderen elektronischen Geräte stumm.