MLUchat

Wer für die interne Teamkommunikation, seine Lehrveranstaltung oder Gruppenarbeitsphasen eine Austauschplattform sucht, kann dafür das Chatsystem der Uni Halle verwenden. Das funktioniert nach dem Prinzip und vergleichbar komfortabel wie die bekannten Messenger WhatsApp, Slack, Telegram & co.

Das Programm kann direkt über den Browser unter https://chat.uni-halle.de verwendet werden oder man installiert sich die Apps für den Desktop (Win, Mac, Linux).

mobile Apps

Für Mobilgeräte gibt es eine eigene MLUchat-Version für Android und iOS in den jeweiligen App Stores. Die Apps senden Push-Meldungen, dass neue Nachrichten im Chat vorliegen, aber aus Datenschutzgründe keine Informationen zum genauen Inhalt.

Nutzungsszenarien

• Informationen direkt an die Studierenden zu einer Lehrveranstaltung weitergeben (und ggf. Rückfragen ermöglichen)
• inhaltliche Diskussionen zu Themen ermöglichen
• Gruppenkanäle je nach Bedarf für Gruppenarbeitsphasen bereitstellen
• Austausch unter den Mitarbeitenden in eigenen Kanälen

Ausführliche Informationen zum Einsatz von Chats allgemein haben wir auf der Seite zu Chats.

Login

• Anmeldung mit den üblichen Nutzerdaten auf der Website https://chat.uni-halle.de
• bei Nutzung einer App als Adresse zunächst https://chat.uni-halle.de eingeben

Neuen Kanal anlegen

• Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der Leiste oben und wählen Sie #Kanal.
• Wenn Sie einen geschützten Kanal nur für ausgewählte Mitglieder anlegen möchten, nutzen Sie die bereits vorausgewählte Einstellung "Private Gruppe".
• Als Kanalname sind lediglich Kleinbuchstaben und Punkte zulässig.
• Sie können NutzerInnen (die schon einmal im Chatsystem eingeloggt waren) entweder hier direkt hinzufügen, oder das im nächsten Schritt nachträglich machen.

Unterscheidung der Raum-Typen

• 

 Kanal (#-Symbol): Kommunikation in größeren Gruppen bzw. zu bestimmten Themen.

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 Direktnachrichtenraum (Kreis-Symbol): Private Unterhaltung zwischen genau zwei Personen.

• 

 Gruppenchat (Sprechblasen-Symbol): Direct Message für mehr als zwei Personen.
 Gruppenchats basieren ebenfalls auf dem Bereich „Direct Messages“, sind aber für mehr als zwei Personen gedacht.

Nutzerverwaltung

NutzerInnen mit Einladungslink hinzufügen

Kanalverwaltung

1. Miglieder-icon oben rechts und dann Button "BenutzerInnen einladen" anklicken (Abb. 1)
2. den Button "Einladung bearbeiten" anlicken
3. die Gültigkeitsdauer des Links erhöhen und dann auf "Neuen Link erstellen" (Abb. 2)
4. angezeigten Link kopieren (Abb. 3) und den Studierenden mit nachfolgender Anleitung schicken

Studierende

1. zuerst im Browser einloggen auf https://chat.uni-halle.de
2. danach (!) den erhaltenen Einladungslink im gleichen Browser aufrufen
3. ggf. die Frage, wo der Link geöffnet werden soll, mit dem Button "Web Application" beantworten
4. falls die Fehlermeldung "invalid or expired invite token" erscheint, Seite neu laden
5. der neue Kanal sollte nun in der Seitenleiste sichtbar sein

• 

  Abb. 1: Teilnehmerverwaltung

• 

  Abb. 2: Einladungslink anpassen

• 

  Abb. 3: Einladungslink

NutzerInnen manuell hinzufügen

Die NutzerInnen müssen sich dafür bereits mindestens einmal im System eingeloggt haben, sonst tauchen sie in der Liste noch nicht mit auf!

1. Mitglieder-icon oben rechts anklicken
2. Button „BenutzerInnen hinzufügen“ anklicken
3. Namen oder Nutzernamen aller gewünschter Personen eingeben und in der angezeigten Liste auswählen
4. Bestätigen mit Button "BenutzerInnen hinzufügen"

Kanal-Ownership-Übertragung vor dem Ausscheiden

Kanäle die man als Owner besitzt sollten vor dem Ausscheiden auf neue Inhaber übertragen werden, ansonsten treten folgende Szenarien in Kraft:

• Ist man letzter Owner und einziges Mitglied wird der Kanal komplett gelöscht
• Ist man letzter Owner, aber es gibt weitere Mitglieder wird das am längsten zugehörige Mitglied automatisch neuer Owner

Aufgabenliste vor dem Ausscheiden

1. Wichtige Inhalte sichern
2. Kanäle übertragen
3. Ggf. Daten exportieren

Antworten strukturieren

Threads

Für eine bessere Übersicht kann man sich beim Antworten direkt auf eine bestehende Nachricht beziehen, so dass unter der Originalnachricht der Button „Antwort“ erscheint.

Darüber gelangt man in die Ansicht der zum Thema geschriebenen Antworten. Solch eine Struktur nennt sich „Thread“.

• Zum Starten eines Threads mit dem Mauszeiger über eine Nachricht gehen und bei den auftauchenden Icons die Sprechblase wählen. (Abb. 4)
• Falls es bereits Antworten gibt, kann man auch den grünen Button „Antwort“ anklicken.
• Im sich öffnenden Bereich rechts unten eine Antwort eingeben.
• Die Checkbox unter der Eingabe „also send to channel“ entscheidet, ob die Antwort gleichzeitig im Kanal angezeigt wird (Haken gesetzt) oder nur in dieser Thread-Ansicht zu sehen sein soll (Haken nicht gesetzt). (Abb. 5)

• 

  Abb. 4: Thread starten

• 

  Abb. 5: Gesamtansicht Thread

Unterhaltungen

Für noch mehr Strukturierung können auch „Unterhaltungen“ genutzt werden, die eigene Unterkanäle sind.

Unterhaltungen tauchen zudem einzeln in der Liste links auf und können so schneller gefunden werden.

Unterhaltungen haben eine eigene Nutzerverwaltung. Alle Personen mit Lesezugriff in dem Kanal können auch der Unterhaltung beitreten. Zusätzlich können aber auch externe NutzerInnen, die nicht im Kanal selbst sind, der Unterhaltung hinzugefügt werden. Diese NutzerInnen können sich dann an der Unterhaltung beteiligen, aber nicht in den übergeordneten Kanal wechseln.

• Zum Anlegen einer neuen Unterhaltung im Eingabefeld unten auf das + Symbol klicken und „Unterhaltung“ auswählen. (Abb. 6)
• Name, Nachricht und bei Bedarf externe NutzerInnen auswählen und bestätigen. (Abb. 7)

• 

  Abb. 6: Unterhaltung starten

• 

  Abb. 7: Einstellungen Unterhaltung

zusätzliche Funktionen

Umfrage im Channel durchführen

Um eine Umfrage unter chat.uni-halle.de direkt in einem Kanal zu erstellen, muss man in das Nachrichtenfeld des Channels
/poll
eingeben, bestätigt mit [Enter] und aktiviert ggf. gewünschte Optionen. Anschließend wird die Umfrage erstellt.

Einen Überblick der Optionen kann man in der offiziellen Rocketchat-Dokumentation unter https://docs.rocket.chat/docs/poll-plus-features einsehen

Hinweise:
Leider kann die Bereitstellung der Umfrage-Funktion absehbar nicht dauerhaft gewährleistet werden.

Nicht alle angebotenen Optionen funktionieren. Insbesondere "Wordcloud" und die "Mixed Visablity Vote" sind funktionslos. Bitte exportieren Sie daher Umfrageergebnisse sobald diese feststehen.

• 

  Umfrage erstellen

• 

  Optionen für Umfrage

Deaktivierung und Löschung von Konten

Fristen der Deaktivierung

Zunächst wird ein Chat-Konto deaktiviert:

• Studierende: 1 Monat nach der Exmatrikulation
• Mitarbeitende: 1 Monat nach dem Ausscheiden aus dem Dienst
• Andere: sofort mit Ende der Nutzungsberechtigung

Reaktivierung

• Bei erneuter Nutzungsberechtigung erfolgt eine automatische Reaktivierung innerhalb eines Jahres.
• Die Reaktivierung kann aus technischen Gründen bis zu 24 Stunden in Anspruch nehmen.

Löschung

• Das Konto wird nach einem Jahr Deaktivierung gelöscht.
• Mit der Löschung werden das Konto sowie alle Nachrichten, Anhänge und sonstigen zugehörigen Daten gelöscht.
• Eine selbstständige Löschung des Kontos ist bereits vor Ablauf der Nutzungsberechtigung möglich.

Ablauf

Ein aktives Konto wird zunächst deaktiviert und – falls keine Reaktivierung erfolgt – nach einem Jahr gelöscht.

Was bedeutet Deaktivierung konkret?

• Nutzerinnen und Nutzer deaktivierter Konten können sich im MLU.Chat nicht mehr anmelden.
• Deaktivierte Konten erhalten den Namenszusatz (inaktiv – Inhalte werden nach Frist gelöscht).
• Dadurch sehen Kolleginnen und Kollegen in Chatverläufen, ob eine Löschung des Kontos inklusive dessen Nachrichten nach einer Übergangsfrist bevorsteht.

Die Abbildung zeigt, wie ein deaktiviertes Konto im Chatverlauf gekennzeichnet wird.

Aufgrund der Heterogenität der MLU können die Betreiber von MLU.Chat keine Handlungsempfehlung geben, wer verantwortlich ist, welche Inhalte aufbewahrt werden sollten, ob gesichert werden muss und wo und wie gesichert werden kann.

Nachrichten des deaktivierten Nutzerkontos bleiben bis auf wenige Ausnahmen erhalten:

• War das deaktivierte Nutzerkonto letzte Besitzerin oder letzter Besitzer („Owner“) eines Kanals und einziges Mitglied des Kanals, wird der Kanal inklusive aller Inhalte gelöscht.
• War das deaktivierte Nutzerkonto letzte Besitzerin oder letzter Besitzer eines Kanals, wird das Mitglied, das dem Kanal am längsten angehört, neue Besitzerin oder neuer Besitzer.
• Direktnachrichtenräume mit dem deaktivierten Nutzerkonto werden gesperrt. Das Eingabefeld für neue Nachrichten wird durch einen Hinweis ersetzt, dass an dieser Stelle nicht mehr gechattet werden kann.
• Gruppenchats werden nur gesperrt, wenn es nur noch eine aktive Person gäbe. Anderenfalls bleiben sie normal nutzbar.

Diese Meldung steht an Stelle des Textfeldes bei gesperrten Räumen.

Was sollten Nutzerinnen und Nutzer vor dem Ausscheiden tun?

1. Wichtige Inhalte sichern
2. Kanäle übertragen
3. Ggf. Daten exportieren

FAQ

Was ist MLU.Chat?

MLU.Chat ist ein Chat-System, basierend auf der freien Software Rocket.Chat und für Sie unter chat.uni-halle.de bereitgestellt.

Können globale Chat-Administratoren andere als ihre eigenen Nachrichten für Nutzerinnen und Nutzer oder Teams sichern?

Nein, das ist aus Datenschutz-, Berechtigungs- und Kapazitätsgründen nicht möglich.

Können Kanal-Besitzer Kanalinhalte über die Benutzeroberfläche exportieren?

Rocket.Chat bietet bisher keine solche Möglichkeit. Für Software von Dritten können wir keine Verantwortung übernehmen.

Kann ich einen Auszug meiner personenbezogenen Daten erhalten?

Ja, bitte wählen Sie dazu Ihr Profilbild, danach die Einstellungen (im Abschnitt Konto), und scrollen bis zum Punkt „Meine Daten“. Dort können Sie entscheiden, ob Sie Ihre personenbezogenen Daten im HTML-Format oder im von Rocket.Chat intern verwendeten JSON-Format herunterladen möchten. Das Zusammenstellen der Daten benötigt einen kurzen Augenblick. MLU.Chat benachrichtigt Sie per E-Mail, sobald Ihre Daten zum Herunterladen bereitstehen.

• 

  MLUChat-personenbezogene-daten-exportieren

Können Administratoren endgültig gelöschte Nachrichten wiederherstellen?

Nein, das ist aus technischen Gründen leider nicht möglich.

Können Chatbeiträge einer Nutzerin oder eines Nutzers in einem bestimmten Kanal auf einen anderen übertragen werden?

Nein, das ist leider aus technischen Gründen nicht möglich.

Grundlage

Die Löschung führen wir auf Grundlage unserer bereits seit Einführung des Dienstes gültigen Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung des MLU.Chat-Dienstes durch:

• „Die Nutzerkonten von Mitgliedern, Angehörigen und Student*innen der MLU, (insbesondere die Nutzerdaten, Kontaktdaten, technische Inhalte) werden nach dem Ausscheiden/der Exmatrikulation (mit einer kurzen Übergangsfrist) gelöscht.“
• „Vor dem Ausscheiden von Nutzer*innen sollten Kanäle, die diese innehaben, auf neue Inhaber übertragen werden.“