Portal:Onlinebetrieb/Synchrone Onlineformate/Audio- und Videokonferenzen durchführen/Videokonferenzen mit Webex Meetings veranstalten
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Auf dieser Seite finden Sie Informationen zur Einrichtung und Nutzung des Videokonferenzdienstes Webex.
Was ist Webex?
Mit Webex können Sie Videokonferenzen, sogenannte Meetings ausführen. Als Gastgeber ist eine Registrierung nötig, für die Teilnehmenden (bis zu 1.000 Teilnehmenden) nicht. Die Teilnahme ist zwar per Browser möglich, allerdings empfehlen wir, sich die App herunterzuladen, was nur einen kurzen Moment dauert. Sie können folgende Funktionen im Meeting nutzen:
- Kommentieren des eigenen Bildschirms (Whiteboard Funktion, z.B. Zeichnen, Beschriftung einfügen usw.)
- Aufzeichnung des Meetings
- Freigabe des eigenen Bildschirms oder einzelne Dokumente, d.h. Teilnehmende haben Zugriff auf Dokumente und können diese bearbeiten/steuern
- Protokoll im Meeting
- Live-Umfrage im Meetingraum mit allen Teilnehmenden (mit sofortiger Auswertung)
Es ist möglich andere Tools wie Salesforce, Microsoft Teams, Slack sowie gängige Lernmanagementsystemen wie Canvas oder Moodle zu integrieren.
Wie gelangen Sie zu Ihrem Webex-Account?
Das ITZ der MLU Halle-Wittenberg vergibt einen Zugang für einen Webex-Account. Schreiben Sie eine E-Mail an webex@itz.uni-halle.de und geben Sie an, sich für einen Account registrieren lassen zu wollen. Wichtig: Dies ist nur mit Uni-Mailadresse möglich. In kürzester Zeit erhalten Sie eine E-Mail vom ITZ, die Sie weiter anleitet. Wenn Sie sich erfolgreich registriert haben, können Sie Studierende zu einem Meeting einladen. Sie sind dann Gastgeber.
Info (für die Studierenden): Um an einem Meeting teilzunehmen, benötigt man keinen Account/Registrierung, nur als Gastgeber.
Anleitung für Webex
Erste Schritte
Erste Schritte und Erstellen eines Meetings dargestellt im: Lernvideo
Bitte melden Sie sich in Ihrem Browser über www.webex.de in Ihrem Account an.
Folgende Abbildung 1 zeigt die Startseite. Oben Rechts können Sie Spracheinstellungen, Ihre Ansicht und Ihr Profil einstellen.
Abbildung 1
Auf dem Button “Home” (oben links im Bild) können Sie erste Einstellungen wie die Einrichtung Ihres Profilbildes sowie den Link zu Ihrem persönlichen Raum vornehmen. (Abbildung 2)
Abbildung 2
Rechts im Bild (Abbildung 3) finden Sie die Webex Meeting-App als Download für Ihren Desktop. Klicken Sie auf “Herunterladen” und führen Sie wie gewohnt den Download aus.
Abbildung 3
Rechts öffnet sich in Kürze die App. Diese Anwendung können Sie erst einmal schließen. (Abbildung 4)
Abbildung 4
Oben rechts im Bild (Abbildung 5) können Sie Einstellungen zur Sprache, Ihrer Ansicht und Ihrem Profil vornehmen.
Abbildung 5
Ein Meeting erstellen
Klicken Sie auf Meetings (oben links im Bild), um sich Ihre bevorstehenden Meetings anzuschauen bzw. eigene zu erstellen. Hier ist noch kein Termin zu sehen, da bisher weder ein Meeting erstellt bzw. zu einem eingeladen wurde. Deshalb wäre nun der erste Schritt, ein Meeting zu erstellen. Gehen Sie dazu auf den Button “Termin ansetzen” (oben rechts im Bild). (Abbildung 6)
Abbildung 6
In dem Feld “Thema des Meetings” tragen Sie den Titel des Meetings ein. (Abbildung 7)
Abbildung 7
Hier geben Sie das Datum, die Uhrzeit sowie die Dauer des einberufenen Meetings an. (Abbildung 8)
Tipp: Nehmen Sie eine untypische Uhrzeit, um eine Überlastung zu vermeiden, z.B. 08:05 Uhr.
Abbildung 8
Im letzten Schritt fügen Sie die Teilnehmenden hinzu. Hierzu sind die Emailadressen einzugeben, über die die Teilnehmenden eine automatische Einladung mit Termin und Zugangsdaten erhalten. Abschließend drücken Sie unten den Button “Termin ansetzen” und veranlassen damit, dass die Einladung an die Teilnehmenden versendet und das anstehende Meeting gespeichert wird. (Abbildung 9)
Info: Die Studierenden klicken auf einen Link aus der Mail und gelangen zum Download der App, die in kurzer Zeit installiert werden kann. Ohne sich registrieren zu müssen, gelangen sie in den Meeting-Raum.
Abbildung 9
Sie gelangen automatisch zur Übersicht, die alle Fakten zusammenträgt. (Abbildung 10)
Abbildung 10
Gehen Sie erneut auf den linken Button „Meeting”. Sie sehen nun die bevorstehenden Termine. Rechts neben dem jeweiligen Termin gibt es einen grünen Button “Starten”.(Abbildung 11)
Abbildung 11
Ein Meeting starten
Ein Meeting ist zwar mit Browser möglich, um allerdings Überlastungen zu vermeiden, wird Ihnen die Nutzung der App empfohlen. Tipp: Starten Sie möglichst früh und zu ungeraden Uhrzeiten (geringere Überlastung). Hier wird in Kürze ein Lernvideo erscheinen:
Im Folgenden können Sie sehen, wie Sie ein Meeting mit der App abhalten und welche Funktionen möglich sind.
Drücken Sie den grünen Button „Meeting starten“ (oben). Wenn Sie allerdings ein Meeting erstellt sowie dazu eingeladen haben, dann sehen Sie dies unter „Anstehende Meetings”. Bitte drücken Sie an der Stelle den „Start-Button”. (Abbildung 12)
Abbildung 12
Ihr persönlicher Raum öffnet sich. Hier können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Mikro und/oder Ihre Kamera an- bzw. ausschalten. Sie betreten mit dem grünen Button „Meeting starten“ Ihr Meeting. (Abbildung 13)
Abbildung 13
Nun sehen Sie die Oberfläche des Meetingraums, an dieser Stelle noch ohne Teilnehmende. (Abbildung 14)
Abbildung 14
Die Teilnehmenden CF und TS haben den Raum betreten. Den zuletzt aktiven Teilnehmenden sehen Sie groß eingeblendet, wie hier CF. Die anderen Teilnehmenden sehen Sie unten in der Leiste als kleines Symbol aufgeführt. Teilnehmender TS hat ein rotes durchgestrichenes Mikro als Symbol. Dies bedeutet, der Teilnehmende hat sein Mikro stumm geschalten. Verschwindet das Symbol, ist das Mikro an und der Teilnehmende ist zu hören.(Abbildung 15)
Abbildung 15
Funktionen: Mikrofon und Kamera
Im unteren Teil des Raumes finden Sie die Werkzeugleiste. Mit dem ersten Button können Sie Ihr Mikro laut bzw. lautlos stellen und mit dem zweiten Button die Kamera ein- und ausschalten. (Abbildung 16)
Abbildung 16
Funktion: Freigabe des Bildschirms
Mit dem Button „Inhalte freigeben“ (der 3. von links) können Sie Teile von Ihrem Bildschirm freigeben, d.h. für die Teilnehmenden sichtbar machen. Klicken Sie auf diesen Button, werden alle Fenster angezeigt, die offen sind bzw. im Hintergrund laufen. Auch noch geschlossene Dateien können geöffnet werden, scrollen Sie dazu nach unten. Firefox wird durch einen Links-Klick freigegeben. (Abbildung 17)
Abbildung 17
Firefox öffnet sich so wie Sie es zum Schluss in Benutzung hatten. Oben rechts sehen Sie die Webex-App verkleinert. Alle Teilnehmenden sehen das geöffnete Firefox-Fenster mit den Bewegungen, die Sie als Gastgeber tätigen. Mit der Mausbewegung zum oberen Rand des Fensters öffnet sich eine Leiste mit unterschiedlichen Funktionen. Durch den ersten Knopf kann die Freigabe beendet werden. (Abbildung 18)
Abbildung 18
Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Pause, weitere Freigaben und Zuweisen (Steuerung an Teilnehmende übergeben)
Mit dem 2. Button können Sie die Freigabe pausieren. Der 3. Knopf von links „Freigabe” erlaubt, weitere Inhalte freizugeben. Als nächstes, der Zuweisen-Button (hier im Bild gelb eingekreist). Sie können *einen Teilnehmenden zum Moderator ernennen *einem Teilnehmenden die Kontrolle über Tastatur und Maus geben: Der Teilnehmende hat durch das Klicken seiner Maus die komplette Kontrolle auf Ihrem Browser. Da nur Firefox freigegeben wurde, hat der Teilnehmende keinen Zugriff auf andere Anwendungen. Auch die Taskleiste bleibt davon unberührt. Möchte der Gastgeber die Kontrolle zurückerlangen, führt er einen Linksklick mit der Maus durch. Das gleiche gilt für den Teilnehmenden, um erneut den Bildschirm zu kontrollieren. *Kommentare von Teilnehmenden zulassen: Das bedeutet der freigegebene Inhalt kann von dem benannten Teilnehmenden mit Hilfe von Whiteboard-Funktionen bearbeitet werden. (Abbildung 19)
Abbildung 19
Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Mikrofon, Kamera und Recorder
Auch hier können Sie jederzeit Ihr Mikro und/oder die Kamera an- und auszuschalten (ersten beiden gelben Pfeile im Bild). Mit dem Recorder-Button (gelb eingekreist) ist es Ihnen möglich, die Freigabe aufzuzeichnen, indem Sie dies mit dem roten Button „Aufzeichnen“ bestätigen und daraufhin den gewünschten Speicherort angeben. (Abbildung 20)
Abbildung 20
Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Teilnehmendeanzeige, Chat und Kommentieren
Des Weiteren können Teilnehmende eingeblendet werden sowie der Chat (gelben Pfeile im Bild). Der Button „Kommentieren“ (gelb eingekreist) hat die Funktionen eines intelligenten Whiteboards. Es öffnet sich links ein Fenster mit unterschiedlichen Funktionen. (Abbildung 21)
Abbildung 21
