Portal:Onlinebetrieb/Synchrone Onlineformate/Audio- und Videokonferenzen durchführen/Videokonferenzen mit Webex Meetings veranstalten

Führen Sie Videokonferenzen nicht über die VPN-Verbindung durch. Dies verbessert die Qualität der Videokonferenz und spart Bandbreite für andere Dienste.

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zur Einrichtung und Nutzung des Videokonferenzdienstes Webex Meetings.

Was ist Webex Meetings?

Mit Webex können Sie Videokonferenzen, sogenannte Meetings ausführen. Als Gastgeber ist eine Registrierung nötig, für die Teilnehmenden gilt dies nicht. Das Meeting hat Kapazitäten bis zu 1000 Teilnehmenden.

Die Teilnahme ist zwar per Browser möglich, allerdings empfehlen wir, sich die App herunterzuladen, was nur einen kurzen Moment dauert. Sie können folgende Funktionen im Meeting nutzen:

• Kommentieren des eigenen Bildschirms (Whiteboard Funktion, z.B. Zeichnen, Beschriftung einfügen usw.)
• Aufzeichnung des Meetings
• Freigabe des eigenen Bildschirms oder einzelne Dokumente, d.h. Teilnehmende haben Zugriff auf Dokumente und können diese bearbeiten/steuern
• Protokoll im Meeting
• Live-Umfrage im Meetingraum mit allen Teilnehmenden (mit sofortiger Auswertung)

Es ist möglich andere Tools wie Salesforce, Microsoft Teams, Slack sowie gängige Lernmanagementsystemen wie Canvas oder Moodle zu integrieren.

Wie gelangen Sie zu Ihrem Webex-Account?

Das ITZ der MLU Halle-Wittenberg vergibt den Zugang für einen Webex-Account. Schreiben Sie eine E-Mail an webex@itz.uni-halle.de und geben Sie an, sich für einen Account registrieren lassen zu wollen. Wichtig: Dies ist nur mit Uni-Mailadresse möglich. In kürzester Zeit erhalten Sie eine E-Mail vom ITZ, die Sie weiter anleitet. Wenn Sie sich erfolgreich registriert haben, können Sie Studierende zu einem Meeting einladen. Sie sind dann Gastgeber.

Info (für die Studierenden): Um an einem Meeting teilzunehmen, benötigt man keinen Account/Registrierung, nur als Gastgeber.

Schritt-für-Schritt-Textanleitungen mit Screenshots

Erste Schritte

Tipp (falls Sie die App bereits installiert haben): Sie können auch direkt zu "3.3. Ein Meeting starten" springen, wenn Sie Meetings spontan starten möchten ohne Zeitplanung. Wer über den Link zu Ihrem Meetingraum verfügt, kann jederzeit an dem Meeting teilnehmen.

Bitte melden Sie sich in Ihrem Browser über uni-halle.webex.com in Ihrem Account an.

• Folgende Abbildung 1 zeigt die Startseite. Sie finden dort einen persönlichen Startraum mit Ihrem Namen, den Sie jederzeit nutzen können.
• Im Menüpunkt „Einstellungen“ können Sie Einstellungen zur Sprache, dem persönlichen Raum etc. vornehmen.
• Im Menüpunkt „Download“ finden Sie die Apps zur Nutzung von WebEx Meetings

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  Abb. 1 Webansicht nach Login

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  Abb. 2 Einstellungen

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  Abb. 3 Download-Bereich

Ein Meeting erstellen

• Klicken Sie auf Meetings (oben links im Bild), um sich Ihre bevorstehenden Meetings anzuschauen bzw. eigene zu erstellen.
• Gehen Sie zum Erstellen eines Meetings auf den Button “Termin ansetzen” (oben rechts im Bild). (Abb. 4)
• Tragen Sie die Daten (Thema, Zeit, Wiederholung) zum Meeting ein. (Abb. 5)
• Tipp: Nehmen Sie eine untypische Uhrzeit, um eine Überlastung zu vermeiden, z.B. 08:05 Uhr.
• Sie können Teilnehmende eintragen (dazu weiter unten mehr), aber es funktioniert auch ohne Eintrag nur über die Versendung des Links, der nach dem Speichern angezeigt wird

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  Abb. 4 Termin ansetzen

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  Abb. 5 Meeting-Details eingeben

Meeting-Link selbst verschicken

• Sie können das Meeting nun mit dem Button „Termin ansetzen“ speichern und den danach angezeigten Meeting-Link an die Teilnehmenden versenden
• Meeting-Kennnummer + Passwort können alternativ zum Link benutzt werden, aber zur einfachen Teilnahme als Gast genügt der Link

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  Abb. 6 Meeting-Informationen nach Bestätigung

Teilnehmende vorab hinzufügen

• Alternativ können Sie die Teilnehmenden einzeln per E-Mail hinzufügen (Abb. 7)
• Die eingetragenen Teilnehmenden erhalten beim Speichern eine automatische Einladungs-Mail mit Termin und Zugangsinformationen
• Sie können außerdem Personen mit WebEx-Account nach dem Hinzufügen auch als Mitgastgeber kennzeichnen (Abb. 8), damit diese ebenfalls die Konferenz starten können.

Info: Die Eingeladenen klicken auf den Link in der E-Mail und gelangen zum Meeting bzw. bei Bedarf zur Installation der App. Die Teilnahme ist für Gäste (z.B. die Studierenden) ohne Registrierung möglich.

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  Abb. 7 Teilnehmende hinzufügen

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  Abb. 8 Mitgastgeber festlegen

Ein Meeting starten

• Ein Lernvideo: Lernvideo
• Ein Meeting über den Webbrowser durchzuführen ist zwar möglich, aber für den vollen Funktionsumfang und die beste Stabilität empfehlen wir Ihnen die Nutzung der App.
• Tipp: Starten Sie möglichst früh und zu ungeraden Uhrzeiten (geringere Überlastungsgefahr).

Im Folgenden wird Ihnen dargestellt, wie Sie ein Meeting mit der App abhalten und welche Funktionen möglich sind.

• Klicken Sie den grünen Button „Meeting starten“ (oben).
• Wenn Sie allerdings ein Meeting erstellt sowie dazu eingeladen haben, dann sehen Sie dies unter „Anstehende Meetings” (Abb. 9)
• Ihr persönlicher Raum öffnet sich. Hier können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Mikro und/oder Ihre Kamera an- bzw. ausschalten. Sie betreten mit dem grünen Button „Meeting starten“ Ihr Meeting. (Abb. 10)

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  Abb. 9 geplantes Meeting starten

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  Abb. 10 Startbildschirm

Grundfunktionen

• Sie können die Übersicht der Teilnehmenden und auch den Chat über die Symbole in der Leiste unten aktivieren (Abb. 11)
• Die Symbole in der Teilnehmenderliste zeigen aktive und inaktive (rot, durchgestrichen) Mikrofone, Kameras und einen Button für einen privaten Chat
• Über die Buttons unten können Sie Ihr eigenes Mikrofon aktivieren bzw. stummschalten und ebenso Ihr Videobild aktivieren bzw. stoppen (Abb. 12)

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  Abb. 11 Teilnehmerliste und Chat aktivieren

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  Abb. 12 Ton und Bild aktivieren / deaktivieren

Funktion: Freigabe des Bildschirms

• Mit dem Button „Freigeben“ können Sie den eigenen Bildschirm, Dateien oder Anwendungen freigeben, d.h. für die Teilnehmenden sichtbar machen. (Abb. 13)
• Standardmäßig ist die Übertragung für Text und Bild optimiert - für Videofreigaben bitte die Einstellung anpassen (mehr dazu im nächsten Abschnitt)
• Nach der Freigabe sind alle Webex-Steuerelemente am oberen Bildschirmrand ausklappbar - gehen Sie mit der Maus bitte an den oberen Rand (Abb. 14)
• Chat und Teilnehmerliste müssen ggf. nochmal aktiviert werden und können dann frei auf dem Bildschirm positioniert werden
• Die Freigabe kann mit dem roten Button wieder beendet werden

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  Abb. 13 Freigabe starten und Einstellungen

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  Abb. 14 Webex-Steuerung nach der Freigabe

Freigabe des Bildschirms - Videos und Ton

Bei der Freigabe kann man auswählen, ob die Anzeige für „Text und Bilder“ (also beispielsweise für Präsentationen) optimiert sein soll oder für Bewegtbild mit Video und Ton. (Siehe Abbildung 13 oben)

Sollen Videoinhalte gezeigt werden, muss unbedingt diese Einstellung verwendet werden, damit es korrekt wiedergegeben wird.

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Pause, weitere Freigaben und Zuweisen (Steuerung an Teilnehmende übergeben)

Mit dem 2. Button können Sie die Freigabe pausieren. Der 3. Knopf von links „Freigabe” erlaubt weitere Inhalte freizugeben.

Mit dem Zuweisen-Button können Sie:

• einen Teilnehmenden zum Moderator ernennen
• einem Teilnehmenden die Kontrolle über Tastatur und Maus geben: Der Teilnehmende hat durch das Klicken seiner Maus die komplette Kontrolle auf Ihren Browser. Da nur Firefox freigegeben wurde, hat der Teilnehmende keinen Zugriff auf andere Anwendungen. Auch die Taskleiste bleibt davon unberührt. Möchte der Gastgeber die Kontrolle zurückerlangen, führt er einen Linksklick mit der Maus durch. Das selbe gilt für den Teilnehmenden, um erneut den Bildschirm zu kontrollieren.
• Kommentare von Teilnehmenden zulassen: Das bedeutet, dass der freigegebene Inhalt von den benannten Teilnehmenden mit Hilfe von Whiteboard-Funktionen bearbeitet werden kann.

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Kommentieren und Whiteboard

• Der Button „Kommentieren“ erlaubt mit Whiteboard-Funktion die Ansicht zu beschriften und zu markieren.
• Es öffnet sich links eine Leiste mit unterschiedlichen Werkzeugen.

Mit den Funktionen können Sie: Zeichnen, Pfeilform ändern, Linien/Pfeile einfügen, unterschiedliche Rahmen setzen, die Farbe des Stiftes ändern, Gezeichnetes wegradieren. Das erstellte Bild kann im gewünschten Ordner gespeichert werden.

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  Abbildung 15 Freigabe kommentieren

Funktion: Rekorder

• Wenn Sie Ihr Meeting aufzeichnen möchten, können Sie dies über die Rekorder-Funktion tun
• Mit einem Klick auf den Rekorder-Button (Abb. 16.) wählen Sie einen Speicherort der Datei auf Ihrem Rechner und danach beginnt die Aufnahme sofort automatisch
• Oben rechts gibt es den Hinweis, dass die Aufnahme läuft. In dem kleinen Fenster können Sie die Aufnahme pausieren und stoppen.
• Achten Sie darauf, dass Sie die Aufzeichnung und später das Meeting korrekt beenden - erst danach wird die Datei in das endgültige mp4-Format umgewandelt

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  Abbildung 16

Funktionen: Teilnehmendenliste, Hand heben und Chat

• Der Button mit der Sprechblase (Abb. 17, unten orange markiert) öffnet den Chatbereich.
• Im Auswahlfeld „An:“ kann gewählt werden, ob die Nachricht an alle geht oder bei Auswahl eines Teilnehmenden nur an diese/n als private Nachricht
• Der Button mit der Figur aktiviert die Liste der Teilnehmenden (Abb. 17, gelbe Markierung)
• Mikrofon- und Videosymbole zeigen dort auch den Status der Teilnehmenden an, z.B. „stumm geschaltet“ mit rot durchgestrichenem Mikrofonsymbol.
• Dort können die Teilnehmenden mit Klick auf das Handsymbol neben ihrem eigenen Namen einen Redewunsch anzeigen („die Hand heben“) (Abbildung 18).

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  Abb.17

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  Abbildung 18

Funktionen: Umfrage

Sie können für alle Teilnehmenden eine Umfrage anzeigen lassen, die von allen beantwortet werden kann. Entweder verwenden Sie eine bereits erstellte Umfrage oder erstellen eine neue.

• Sie finden die Umfrage-Funktion bei laufenden Meetings ganz unten rechts bei dem Button mit den drei Punkten (Abb. 21).
• Sollte dort „Umfrage“ nicht angezeigt werden, müssen Sie dies ggf. vorher aktivieren (mehr dazu weiter unten).
• Im Umfrage-Bereich können Sie im mittleren Bereich einen Fragetyp wählen und mit dem Klick auf „Neu“ eine Frage anlegen. (Abb. 22, mitte)
• Antwortoptionen ergänzen Sie mit dem Button „Hinzufügen“
• Über einen Klick auf „Umfrage öffnen“ wird die Umfrage den Teilnehmenden angezeigt und sie können abstimmen
• Über die beiden kleinen Symbole (Abb. 20, gelb markiert, oben) können erstellte Umfragen als Datei auf dem Rechner zur Wiederverwendung gespeichert und geöffnet werden

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  Abb. 21 Umfragefunktion aktivieren

• 

  Abb. 22 Frage + Antworten erstellen und Umfrage öffnen

Ergebnisanzeige

• Haben Sie die Umfrage geöffnet, können Sie in Echtzeit verfolgen, wie die Teilnehmenden abstimmen. Zunächst Sehen nur Sie selbst das Ergebnis.
• Durch das Schließen der Umfrage können die Studierenden nicht weiter abstimmen (Abb. 23)
• Anschließend können Sie die Option „Umfrageergebnisse“ für die Freigabe an die Studierenden wählen und mit einem Klick auf „Übernehmen“ sehen auch die Studierenden die Endresultate (Abb. 24)

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  Abb. 23 Umfrage schließen

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  Abb. 24 Ergebnisse freigeben

Umfragebereich aktivieren

• Wenn die Umfrage nicht in der Auswahl der Elemente enthalten ist, muss der Bereich noch manuell aktiviert werden
• Klicken Sie dazu im Menü der App auf „Anzeigen“ und dann auf „Bereiche“ und „Bereiche verwalten“ (Abb. 25)
• Im erscheinenden Fenster wählen Sie „Umfrage“ auf der linken Seite der verfügbaren Bereiche aus und klicken auf „Hinzufügen“ (Abb. 26)
• Nur, was im rechten Teil bei „Aktuelle Bereiche“ steht, können Sie im Meeting nutzen

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  Abb. 25 Bereichsverwaltung aufrufen

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  Abb. 26 Umfragebereich hinzufügen

Funktion: Protokoll

• Unter dem Button mit den 3 Punkten finden Sie noch weitere Funktionen - unter anderem können Sie für sich ein Protokoll führen.
• Dieses erscheint rechts im Fenster, das Sie dann bearbeiten und speichern können. (Abbildung 27)
• Es handelt sich hierbei allerdings nicht um ein gemeinsam bearbeitbares Dokument - nur Sie selbst sehen, was Sie hier schreiben

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  Abbildung 27