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Auf dieser Seite finden Sie Informationen zur Einrichtung und Nutzung des Videokonferenzdienstes Webex Meetings.

Was ist Webex Meetings?

Mit Webex können Sie Videokonferenzen, sogenannte Meetings ausführen. Als Gastgeber ist eine Registrierung nötig, für die Teilnehmenden gilt dies nicht. Das Meeting hat Kapazitäten bis zu 200 Teilnehmenden.

Die Teilnahme ist zwar per Browser möglich, allerdings empfehlen wir, sich die App herunterzuladen, was nur einen kurzen Moment dauert. Sie können folgende Funktionen im Meeting nutzen:

• Kommentieren des eigenen Bildschirms (Whiteboard Funktion, z.B. Zeichnen, Beschriftung einfügen usw.)
• Aufzeichnung des Meetings
• Freigabe des eigenen Bildschirms oder einzelne Dokumente, d.h. Teilnehmende haben Zugriff auf Dokumente und können diese bearbeiten/steuern
• Protokoll im Meeting
• Live-Umfrage im Meetingraum mit allen Teilnehmenden (mit sofortiger Auswertung)

Es ist möglich andere Tools wie Salesforce, Microsoft Teams, Slack sowie gängige Lernmanagementsystemen wie Canvas oder Moodle zu integrieren.

Wie gelangen Sie zu Ihrem Webex-Account?

Das ITZ der MLU Halle-Wittenberg vergibt einen Zugang für einen Webex-Account. Schreiben Sie eine E-Mail an webex@itz.uni-halle.de und geben Sie an, sich für einen Account registrieren lassen zu wollen. Wichtig: Dies ist nur mit Uni-Mailadresse möglich. In kürzester Zeit erhalten Sie eine E-Mail vom ITZ, die Sie weiter anleitet. Wenn Sie sich erfolgreich registriert haben, können Sie Studierende zu einem Meeting einladen. Sie sind dann Gastgeber.

Info (für die Studierenden): Um an einem Meeting teilzunehmen, benötigt man keinen Account/Registrierung, nur als Gastgeber.

Anleitung für Webex

Erste Schritte

Tipp (falls Sie die App bereits installiert haben): Sie können auch direkt zu "3.3. Ein Meeting starten" springen, wenn Sie Meetings spontan starten möchten ohne Zeitplanung. Wer über den Link zu Ihrem Meetingraum verfügt, kann jederzeit an dem Meeting teilnehmen.

Bitte melden Sie sich in Ihrem Browser über www.webex.de in Ihrem Account an. Folgende Abbildung 1 zeigt die Startseite. Oben Rechts können Sie Spracheinstellungen, Ihre Ansicht und Ihr Profil einstellen.

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  Abbildung 1

Auf dem Button “Home” (oben links im Bild) können Sie erste Einstellungen wie die Einrichtung Ihres Profilbildes sowie den Link zu Ihrem persönlichen Raum vornehmen. (Abbildung 2)

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  Abbildung 2

Rechts im Bild (Abbildung 3) finden Sie die Webex Meeting-App als Download für Ihren Desktop. Klicken Sie auf “Herunterladen” und führen Sie wie gewohnt den Download aus.

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  Abbildung 3

Rechts öffnet sich in Kürze die App. Diese Anwendung können Sie erst einmal schließen. (Abbildung 4)

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  Abbildung 4

Ein Meeting erstellen und Teilnehmende einladen

Klicken Sie auf Meetings (oben links im Bild), um sich Ihre bevorstehenden Meetings anzuschauen bzw. eigene zu erstellen. Hier ist noch kein Termin zu sehen, da bisher weder ein Meeting erstellt bzw. zu einem eingeladen wurde. Deshalb wäre nun der erste Schritt, ein Meeting zu erstellen. Gehen Sie dazu auf den Button “Termin ansetzen” (oben rechts im Bild). (Abbildung 5)

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  Abbildung 5

In dem Feld “Thema des Meetings” tragen Sie den Titel des Meetings ein. (Abbildung 6)

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  Abbildung 6

Hier geben Sie das Datum, die Uhrzeit sowie die Dauer des einberufenen Meetings an. (Abbildung 7)

Tipp: Nehmen Sie eine untypische Uhrzeit, um eine Überlastung zu vermeiden, z.B. 08:05 Uhr.

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  Abbildung 7

Im letzten Schritt fügen Sie die Teilnehmenden hinzu. Hierzu sind die E-Mail-Adressen einzugeben, über die die Teilnehmenden eine automatische Einladung mit Termin und Zugangsdaten erhalten. Abschließend drücken Sie unten den Button “Termin ansetzen” und veranlassen damit, dass die Einladung an die Teilnehmenden versendet und das anstehende Meeting gespeichert wird. (Abbildung 8)

Info: Die Studierenden klicken auf einen Link aus der E-Mail und gelangen zum Download der App, die in kurzer Zeit installiert werden kann. Ohne sich registrieren zu müssen, gelangen sie in den Meeting-Raum.

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  Abbildung 8

Sie gelangen automatisch zur Übersicht, die alle Fakten zusammenträgt. (Abbildung 9)

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  Abbildung 9

Gehen Sie erneut auf den linken Button „Meeting”. Sie sehen nun die bevorstehenden Termine. Rechts neben dem jeweiligen Termin gibt es einen grünen Button “Starten”.(Abbildung 10)

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  Abbildung 10

Ein Meeting starten

Ein Lernvideo: Lernvideo

Ein Meeting über den Webbrowser durchzuführen ist zwar möglich, um allerdings Überlastungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen die Nutzung der App.

Tipp: Starten Sie möglichst früh und zu ungeraden Uhrzeiten (geringere Überlastung).

Im Folgenden wird Ihnen dargestellt, wie Sie ein Meeting mit der App abhalten und welche Funktionen möglich sind.

Drücken Sie den grünen Button „Meeting starten“ (oben). Wenn Sie allerdings ein Meeting erstellt sowie dazu eingeladen haben, dann sehen Sie dies unter „Anstehende Meetings”. Bitte drücken Sie an der Stelle den „Start-Button”. (Abbildung 11)

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  Abbildung 11

Ihr persönlicher Raum öffnet sich. Hier können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Mikro und/oder Ihre Kamera an- bzw. ausschalten. Sie betreten mit dem grünen Button „Meeting starten“ Ihr Meeting. (Abbildung 12)

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  Abbildung 12

Nun sehen Sie die Oberfläche des Meetingraums, an dieser Stelle noch ohne Teilnehmende. (Abbildung 13)

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  Abbildung 13

Die Teilnehmenden CF und TS haben den Raum betreten. Den zuletzt aktiven Teilnehmenden sehen Sie groß eingeblendet, wie hier CF. Die anderen Teilnehmenden sehen Sie unten in der Leiste als kleines Symbol aufgeführt. Teilnehmender TS hat ein rotes durchgestrichenes Mikro als Symbol. Dies bedeutet, der Teilnehmende hat sein Mikro stumm geschalten. Verschwindet das Symbol, ist das Mikro an und der Teilnehmende ist zu hören.(Abbildung 14)

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  Abbildung 14

Funktionen: Mikrofon und Kamera

Im unteren Teil des Raumes finden Sie die Funktionsleiste. Mit dem ersten Button können Sie Ihr Mikro laut bzw. lautlos stellen und mit dem zweiten Button die Kamera ein- und ausschalten. (Abbildung 15)

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  Abbildung 15

Funktion: Freigabe des Bildschirms

Mit dem Button „Inhalte freigeben“ (der 3. von links) können Sie Teile von Ihrem Bildschirm freigeben, d.h. für die Teilnehmenden sichtbar machen. Klicken Sie auf diesen Button, werden alle Fenster angezeigt, die offen sind bzw. im Hintergrund laufen. Auch noch geschlossene Dateien können geöffnet werden, scrollen Sie dazu nach unten. In diesem Beispiel wird Firefox durch einen Links-Klick freigegeben. (Abbildung 16)

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  Abbildung 16

Firefox öffnet sich so wie Sie es zum Schluss in Benutzung hatten. Oben rechts sehen Sie die Webex-App verkleinert. Alle Teilnehmenden sehen das geöffnete Firefox-Fenster mit den Bewegungen, die Sie als Gastgeber tätigen. Mit der Mausbewegung zum oberen Rand des Fensters öffnet sich eine Leiste mit unterschiedlichen Funktionen. Durch den ersten Knopf kann die Freigabe beendet werden. (Abbildung 17)

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  Abbildung 17

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Pause, weitere Freigaben und Zuweisen (Steuerung an Teilnehmende übergeben)

Mit dem 2. Button können Sie die Freigabe pausieren. Der 3. Knopf von links „Freigabe” erlaubt, weitere Inhalte freizugeben. Als nächstes, der Zuweisen-Button (hier im Bild gelb eingekreist). Mit diesem können Sie:

• einen Teilnehmenden zum Moderator ernennen
• einem Teilnehmenden die Kontrolle über Tastatur und Maus geben: Der Teilnehmende hat durch das Klicken seiner Maus die komplette Kontrolle auf Ihrem Browser. Da nur Firefox freigegeben wurde, hat der Teilnehmende keinen Zugriff auf andere Anwendungen. Auch die Taskleiste bleibt davon unberührt. Möchte der Gastgeber die Kontrolle zurückerlangen, führt er einen Linksklick mit der Maus durch. Das gleiche gilt für den Teilnehmenden, um erneut den Bildschirm zu kontrollieren.
• Kommentare von Teilnehmenden zulassen: Das bedeutet der freigegebene Inhalt kann von dem benannten Teilnehmenden mit Hilfe von Whiteboard-Funktionen bearbeitet werden. (Abbildung 18)

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  Abbildung 18

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Mikrofon, Kamera und Recorder

Auch hier können Sie jederzeit Ihr Mikro und/oder die Kamera an- und auszuschalten (ersten beiden gelben Pfeile im Bild). Mit dem Recorder-Button (gelb eingekreist) ist es Ihnen möglich, die Freigabe aufzuzeichnen, indem Sie dies mit dem roten Button „Aufzeichnen“ bestätigen und daraufhin den gewünschten Speicherort angeben. (Abbildung 19)

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  Abbildung 19

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Anzeigen der Teilnehmenden, Chat und Kommentieren

Des Weiteren können Teilnehmende eingeblendet sowie der Chat gestartet werden (gelben Pfeile im Bild). Der Button „Kommentieren“ (gelb eingekreist) hat die Funktionen eines intelligenten Whiteboards. Es öffnet sich links ein Fenster mit unterschiedlichen Funktionen. (Abbildung 20)

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  Abbildung 20

Mit den Funktionen können Sie: Zeichnen, Pfeilform ändern, Linien/Pfeile einfügen, unterschiedliche Rahmen setzen, die Farbe des Stiftes ändern, gezeichnetes wegradieren. Das erstellte Bild kann im gewünschten Ordner gespeichert werden. (Abbildung 21)

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  Abbildung 21

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Protokoll und Teilnehmendenumfrage

Weitere Funktionen im Bereich „Inhalte freigeben“ finden Sie unter den drei Punkten. Eine Funktion davon ist das „Führen eines Protokolls“, das Sie ebenfalls im gewünschten Ordner speichern können. Die nächste Möglichkeit stellt die Umfrage dar, die ad hoc von den Teilnehmenden beantwortet werden kann. Entweder verwenden Sie eine bereits erstellte Umfrage oder erstellen eine neue Umfrage. (Abbildung 22)

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  Abbildung 22

Erstellen Sie eine Umfrage, können Sie oben Ihre Frage eingeben. Unten rechts ist ein Button „Hinzufügen”. Wenn Sie diesen drücken, erscheint direkt unter Ihrer Frage ein Feld, in das Sie die erste Antwortmöglichkeit (z.B. gut) eintragen können. Sie können beliebig viele Antwortfelder hinzufügen. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, können Sie auf “Umfrage öffnen” gehen. (Abbildung 23)

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  Abbildung 23

Haben Sie die Umfrage geöffnet, können Sie in Echtzeit verfolgen, wie die Teilnehmenden abstimmen. Sie sehen das abschließende Ergebnis. Schließen Sie die Umfrage, bekommen Sie noch einmal eine Zusammenfassung. Durch drücken des Kreuzes ist die Umfrage endgültig geschlossen. (Abbildung 24)

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  Abbildung 24

Freigabe des Bildschirms - Funktion: Beenden

Um die Freigabe zu schließen drücken Sie oben in der Leiste den orangenen Button „Freigabe beenden“. Sie gelangen zurück in Ihren Meeting-Raum. (Abbildung 25)

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  Abbildung 25

Funktion: Recorder

Die nächste Funktion ist der Recorder (gelb eingekreist). Nachdem Sie den roten Button „Aufzeichnen” gedrückt haben, können Sie die Aufzeichnung an entsprechender Stelle speichern. (Abbildung 26)

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  Abbildung 26

Danach öffnet sich ein kleines Fenster, mit dem Sie die Aufnahme mittels des kleinen roten Punktes starten. (Abbildung 27)

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  Abbildung 27

Oben rechts sehen Sie, dass die Aufnahme läuft. In dem kleinen Fenster können Sie die Aufnahme pausieren, Marker setzen und diese stoppen. (Abbildung 28)

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  Abbildung 28

Funktionen: Teilnehmendenliste und Chat

Der Button mit dem Männchen gibt die Liste mit den Teilnehmenden aus. (Abbildung 29)

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  Abbildung 29

Der Button mit der Sprechblase (gelb eingekreist) öffnet den Chat. Rechts öffnet sich das Chatfenster. Unten im Chatfenster können Sie einstellen, ob Sie mit der gesamten Gruppe (Alle) chatten möchten oder nur mit einer einzelnen Person. (Abbildung 30)

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  Abbildung 30

Funktion: Protokoll

Unter dem Button mit den 3 Punkten finden Sie noch weitere Funktionen - unter anderem können Sie ein Protokoll führen. Dieses erscheint rechts im Fenster, das Sie dann bearbeiten und speichern können. (Abbildung 31)

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  Abbildung 31

Funktion: Umfrage

Unter dem Button mit den 3 Pünktchen finden Sie auch die Funktion Umfrage. (Abbildung 32)

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  Abbildung 32

Rechts öffnet sich das Umfragefenster. Hier sehen Sie die bereits gestellte Umfrage aus der Funktion „Bildschirm freigeben“. Möchten Sie eine neue erstellen, verfahren Sie nach dem gleichen Prinzip wie Sie es bereits aus der Funktion „Inhalte freigeben“ kennen (siehe oben). (Abbildung 33)

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  Abbildung 33

Funktion: Schließen des Meetings

Um das Meeting zu beenden, drücken Sie den roten Butten mit dem X.(Abbildung 34)

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  Abbildung 34