Portal:Onlinebetrieb/Synchrone Onlineformate/Audio- und Videokonferenzen durchführen/Videokonferenzen mit Webex Meetings veranstalten

Führen Sie Videokonferenzen nicht über die VPN-Verbindung durch. Dies verbessert die Qualität der Videokonferenz und spart Bandbreite für andere Dienste.

Auf dieser Seite finden Sie Informationen zur Einrichtung und Nutzung des Videokonferenzdienstes Webex Meetings.

Was ist Webex Meetings?

Mit Webex können Sie Videokonferenzen, sogenannte Meetings ausführen. Als Gastgeber ist eine Registrierung nötig, für die Teilnehmenden gilt dies nicht. Das Meeting hat Kapazitäten bis zu 1000 Teilnehmenden.

Die Teilnahme ist zwar per Browser möglich, allerdings empfehlen wir, sich die App herunterzuladen, was nur einen kurzen Moment dauert. Sie können folgende Funktionen im Meeting nutzen:

• Kommentieren des eigenen Bildschirms (Whiteboard Funktion, z.B. Zeichnen, Beschriftung einfügen usw.)
• Aufzeichnung des Meetings
• Freigabe des eigenen Bildschirms oder einzelne Dokumente, d.h. Teilnehmende haben Zugriff auf Dokumente und können diese bearbeiten/steuern
• Protokoll im Meeting
• Live-Umfrage im Meetingraum mit allen Teilnehmenden (mit sofortiger Auswertung)

Es ist möglich andere Tools wie Salesforce, Microsoft Teams, Slack sowie gängige Lernmanagementsystemen wie Canvas oder Moodle zu integrieren.

Wie gelangen Sie zu Ihrem Webex-Account?

Das ITZ der MLU Halle-Wittenberg vergibt den Zugang für einen Webex-Account. Schreiben Sie eine E-Mail an webex@itz.uni-halle.de und geben Sie an, sich für einen Account registrieren lassen zu wollen. Wichtig: Dies ist nur mit Uni-Mailadresse möglich. In kürzester Zeit erhalten Sie eine E-Mail vom ITZ, die Sie weiter anleitet. Wenn Sie sich erfolgreich registriert haben, können Sie Studierende zu einem Meeting einladen. Sie sind dann Gastgeber.

Info (für die Studierenden): Um an einem Meeting teilzunehmen, benötigt man keinen Account/Registrierung, nur als Gastgeber.

Schritt-für-Schritt-Textanleitungen mit Screenshots

Erste Schritte

Tipp (falls Sie die App bereits installiert haben): Sie können auch direkt zu "3.3. Ein Meeting starten" springen, wenn Sie Meetings spontan starten möchten ohne Zeitplanung. Wer über den Link zu Ihrem Meetingraum verfügt, kann jederzeit an dem Meeting teilnehmen.

Bitte melden Sie sich in Ihrem Browser über uni-halle.webex.com in Ihrem Account an.

• Folgende Abbildung 1 zeigt die Startseite. Oben Rechts können Sie Spracheinstellungen, Ihre Ansicht und Ihr Profil einstellen.
• Auf dem Button “Home” (oben links im Bild) können Sie erste Einstellungen wie die Einrichtung Ihres Profilbildes sowie den Link zu Ihrem persönlichen Raum vornehmen.
• Rechts im Bild (Abbildung 3) finden Sie die Webex Meeting-App als Download für Ihren Desktop. Klicken Sie auf “Herunterladen” und führen Sie wie gewohnt den Download aus.
• Rechts öffnet sich in Kürze die App. Diese Anwendung können Sie erst einmal schließen. (Abbildung 4)

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  Abb. 1 Allgemeine Einstellungen

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  Abb. 2 Profileinstellungen

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  Abb. 3 App-Download

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  Abb. 4 App öffnet sich

Ein Meeting erstellen und Teilnehmende einladen

• Klicken Sie auf Meetings (oben links im Bild), um sich Ihre bevorstehenden Meetings anzuschauen bzw. eigene zu erstellen.
• Gehen Sie zum Erstellen eines Meetings auf den Button “Termin ansetzen” (oben rechts im Bild). (Abb. 5)
• Tragen Sie das „Thema des Meetings“ sowie Uhrzeit sowie die Dauer des Meetings ein. (Abb. 6+7)
• Tipp: Nehmen Sie eine untypische Uhrzeit, um eine Überlastung zu vermeiden, z.B. 08:05 Uhr.

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  Abb. 5 Termin ansetzen

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  Abb. 6 Thema eingeben

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  Abb. 7 Termin & Uhrzeit eingeben

Meeting-Link selbst verschicken

• Sie können das Meeting nun mit dem Button „Termin ansetzen“ speichern und den danach angezeigten Meeting-Link an die Teilnehmenden versenden
• Meeting-Kennnummer + Passwort können alternativ zum Link benutzt werden, aber zur einfachen Teilnahme als Gast genügt der Link

Teilnehmende manuell hinzufügen

• Alternativ können Sie die Teilnehmenden einzeln per E-Mail hinzufügen
• Die eingetragenen Teilnehmenden erhalten eine automatische Einladungs-Mail mit Termin und Zugangsdaten
• Abschließend klicken Sie unten den Button „Termin ansetzen“ und veranlassen damit, dass die Einladung an die Teilnehmenden versendet und das anstehende Meeting gespeichert wird. (Abb. 8)

Info: Die Studierenden klicken auf einen Link aus der E-Mail und gelangen zum Download der App, die in kurzer Zeit installiert werden kann. Ohne sich registrieren zu müssen, gelangen sie in den Meeting-Raum.

• Sie gelangen automatisch zur Übersicht, die alle Fakten zusammenträgt. (Abb. 9)
• Im Menüpunkt „Meeting” sehen Sie die bevorstehenden Termine und können dort jeweils mit dem grünen Button „Starten“.(Abb. 10)

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  Abb. 8 Termin speichern und Einladungen verschicken

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  Abb. 9 Übersicht

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  Abb. 10 Meeting starten

Ein Meeting starten

• Ein Lernvideo: Lernvideo
• Ein Meeting über den Webbrowser durchzuführen ist zwar möglich, um allerdings Überlastungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen die Nutzung der App.
• Tipp: Starten Sie möglichst früh und zu ungeraden Uhrzeiten (geringere Überlastung).

Im Folgenden wird Ihnen dargestellt, wie Sie ein Meeting mit der App abhalten und welche Funktionen möglich sind.

• Klicken Sie den grünen Button „Meeting starten“ (oben).
• Wenn Sie allerdings ein Meeting erstellt sowie dazu eingeladen haben, dann sehen Sie dies unter „Anstehende Meetings” (Abb. 11)
• Ihr persönlicher Raum öffnet sich. Hier können Sie entscheiden, ob Sie Ihr Mikro und/oder Ihre Kamera an- bzw. ausschalten. Sie betreten mit dem grünen Button „Meeting starten“ Ihr Meeting. (Abb. 12)

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  Abb. 11 geplantes Meeting starten

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  Abb. 12 Startbildschirm

• Nun sehen Sie die Oberfläche des Meetingraums, zunächst noch ohne Teilnehmende. (Abb. 13)
• Nach dem Beitritt werden Teilnehmende angezeigt, den zuletzt aktiven Teilnehmenden sehen Sie groß eingeblendet, wie hier im Beispiel CF
• Die anderen Teilnehmenden sehen Sie unten in der Leiste als kleines Symbol aufgeführt.
• Teilnehmender TS hat ein rotes durchgestrichenes Mikro als Symbol: Dies bedeutet, das Mikro ist stumm geschalten. Verschwindet das Symbol, ist das Mikro an und die Teilnehmenden sind zu zu hören.(Abb. 14)

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  Abb. 13 Meeting Raum ohne Teilnehmende

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  Abb. 14 Teilnehmende sprechen

Funktionen: Mikrofon und Kamera

Im unteren Teil des Raumes finden Sie die Funktionsleiste. Mit dem ersten Button können Sie Ihr Mikro laut bzw. lautlos stellen und mit dem zweiten Button die Kamera ein- und ausschalten. (Abbildung 15)

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  Abbildung 15

Funktion: Freigabe des Bildschirms

• Mit dem Button „Inhalte freigeben“ (der 3. von links) können Sie Teile von Ihrem Bildschirm freigeben, d.h. für die Teilnehmenden sichtbar machen.
• Wählen Sie das gewünschte Fenster aus, hier im Beispiel Firefox (Abb. 16)
• Ab jetzt sehen Sie die Webex-App verkleinert.
• Gehen Sie mit der Maus zum oberen Rand des Fensters, um die Meeting-Funktionen zu sehen.
• Durch den ersten Knopf kann die Freigabe beendet werden. (Abb. 17)

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  Abb. 16

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  Abb. 17

Freigabe des Bildschirms - Videos und Ton

Bei der Freigabe kann man auswählen, ob die Anzeige für „Text und Bilder“ (also beispielsweise für Präsentationen) optimiert sein soll oder für Bewegtbild mit Video und Ton.

Sollen Videoinhalte gezeigt werden, muss unbedingt diese Einstellung verwendet werden, damit es korrekt wiedergegeben wird.

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Pause, weitere Freigaben und Zuweisen (Steuerung an Teilnehmende übergeben)

Mit dem 2. Button können Sie die Freigabe pausieren. Der 3. Knopf von links „Freigabe” erlaubt weitere Inhalte freizugeben. Mit dem Zuweisen-Button (hier im Bild gelb eingekreist) können Sie:

• einen Teilnehmenden zum Moderator ernennen
• einem Teilnehmenden die Kontrolle über Tastatur und Maus geben: Der Teilnehmende hat durch das Klicken seiner Maus die komplette Kontrolle auf Ihren Browser. Da nur Firefox freigegeben wurde, hat der Teilnehmende keinen Zugriff auf andere Anwendungen. Auch die Taskleiste bleibt davon unberührt. Möchte der Gastgeber die Kontrolle zurückerlangen, führt er einen Linksklick mit der Maus durch. Das selbe gilt für den Teilnehmenden, um erneut den Bildschirm zu kontrollieren.
• Kommentare von Teilnehmenden zulassen: Das bedeutet, dass der freigegebene Inhalt von den benannten Teilnehmenden mit Hilfe von Whiteboard-Funktionen bearbeitet werden kann. (Abbildung 18)

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  Abbildung 18

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Mikrofon, Kamera und Recorder

Auch hier können Sie jederzeit Ihr Mikro und/oder die Kamera an- und ausschalten (die beiden gelben Pfeile im Bild). Mit dem Recorder-Button (gelb eingekreist) ist es Ihnen möglich, die Freigabe aufzuzeichnen, indem Sie dies mit dem roten Button „Aufzeichnen“ bestätigen und daraufhin den gewünschten Speicherort angeben. (Abbildung 19)

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  Abbildung 19

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Anzeigen der Teilnehmenden, Chat und Kommentieren

Des Weiteren können Teilnehmende eingeblendet sowie der Chat gestartet werden (gelbe Pfeile im Bild). Der Button „Kommentieren“ (gelb eingekreist) hat die Funktionen eines intelligenten Whiteboards. Es öffnet sich links ein Fenster mit unterschiedlichen Funktionen. (Abbildung 20)

Mit den Funktionen können Sie: Zeichnen, Pfeilform ändern, Linien/Pfeile einfügen, unterschiedliche Rahmen setzen, die Farbe des Stiftes ändern, Gezeichnetes wegradieren. Das erstellte Bild kann im gewünschten Ordner gespeichert werden. (Abbildung 21)

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  Abbildung 20

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  Abbildung 21

Freigabe des Bildschirms - Funktionen: Protokoll und Teilnehmendenumfrage

Weitere Funktionen im Bereich „Inhalte freigeben“ finden Sie unter den drei Punkten. Eine Funktion davon ist das „Führen eines Protokolls“, das Sie ebenfalls im gewünschten Ordner speichern können. Die nächste Möglichkeit stellt die Umfrage dar, die ad hoc von den Teilnehmenden beantwortet werden kann. Entweder verwenden Sie eine bereits erstellte Umfrage oder erstellen eine neue Umfrage. (Abbildung 22)

Möchten Sie eine Umfrage erstellen, können Sie oben Ihre Frage eingeben und unten rechts den Button „Hinzufügen“ klicken. Wenn Sie auf diesen klicken, erscheint direkt unter Ihrer Frage ein Feld, in das Sie die erste Antwortmöglichkeit (z.B. gut) eintragen können. Sie können beliebig viele Antwortfelder hinzufügen. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, können Sie auf “Umfrage öffnen” gehen. (Abbildung 23)

Haben Sie die Umfrage geöffnet, können Sie in Echtzeit verfolgen, wie die Teilnehmenden abstimmen. Sie sehen das abschließende Ergebnis. Durch das Schließen der Umfrage, bekommen Sie noch einmal eine Zusammenfassung. Durch Klicken des Kreuzes ist die Umfrage endgültig geschlossen. (Abbildung 24)

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  Abbildung 22

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  Abbildung 23

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  Abbildung 24

Freigabe des Bildschirms - Funktion: Beenden

Um die Freigabe zu schließen klicken Sie oben in der Leiste den orangenen Button „Freigabe beenden“. Sie gelangen zurück in Ihren Meeting-Raum. (Abbildung 25)

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  Abbildung 25

Funktion: Recorder

• Die nächste Funktion ist der Recorder (gelb eingekreist). Nachdem Sie den roten Button „Aufzeichnen” gedrückt haben, können Sie die Aufzeichnung an entsprechender Stelle speichern. (Abbildung 26)
• Danach öffnet sich ein kleines Fenster, mit dem Sie die Aufnahme mittels des kleinen roten Punktes starten. (Abbildung 27)
• Oben rechts sehen Sie, dass die Aufnahme läuft. In dem kleinen Fenster können Sie die Aufnahme pausieren, Marker setzen und diese stoppen. (Abbildung 28)

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  Abbildung 26

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  Abbildung 27

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  Abbildung 28

Funktionen: Teilnehmendenliste, Hand heben und Chat

• Der Button mit dem Männchen zeigt die Liste mit den Teilnehmenden an. Dort können die Teilnehmenden mit Klick auf das Handsymbol einen Redewunsch anzeigen ("die Hand heben") (Abbildung 29).
• Mikrofon- und Videosymbole zeigen dort auch den Status (zB "stumm geschaltet") der Teilnehmenden an.
• Der Button mit der Sprechblase (gelb eingekreist) öffnet den Chat.

Rechts öffnet sich das Chatfenster. Unten im Chatfenster können Sie einstellen, ob Sie mit der gesamten Gruppe (Alle) chatten möchten oder nur mit einer einzelnen Person. (Abbildung 30)

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  Abbildung 29a

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  Abbildung 30

Funktion: Protokoll

Unter dem Button mit den 3 Punkten finden Sie noch weitere Funktionen - unter anderem können Sie ein Protokoll führen. Dieses erscheint rechts im Fenster, das Sie dann bearbeiten und speichern können. (Abbildung 31)

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  Abbildung 31

Funktion: Umfrage

• Unter dem Button mit den 3 Pünktchen finden Sie auch die Funktion Umfrage. (Abbildung 32)
• Im Umfragefenster sehen Sie die bereits gestellte Umfrage aus der Funktion „Bildschirm freigeben“.
• Möchten Sie eine neue erstellen, verfahren Sie nach dem gleichen Prinzip wie Sie es bereits aus der Funktion „Inhalte freigeben“ kennen (siehe oben). (Abbildung 33)

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  Abbildung 32

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  Abbildung 33

Funktion: Schließen des Meetings

Um das Meeting zu beenden, klicken Sie den roten Butten mit dem X. (Abbildung 34)

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  Abbildung 34