MLUcloud Appointments/Terminvergabe

MLUcloud ist ein Dienst zur Kalender- und Terminverwaltung. Neben der privaten Terminplanung gibt es die Möglichkeit, Termine öffentlich zur Verfügung zu stellen, sodass diese von anderen gebucht werden können.

Das Kalender-Tool

In der oberen Menüleiste von MLUcloud - Appointments kann links zwischen dem Termin- und dem Kalender-Tool gewechselt werden. Das Kalender-Tool bietet die Möglichkeit einer übersichtlichen Organisation verschiedener Termine, da mehrere Kalender angelegt werden können. Es können dabei ganze Kalender freigegeben und so als Team genutzt werden, oder auch nur einzelne Termine mit bestimmten Personen geteilt oder öffentlich gemacht werden.

Erstellen und Teilen eines Kalenders

Alle Nutzenden haben zu Beginn bereits einen Kalender, der als ‘Persönlich’ betitelt ist. Name und Farbkodierung des bestehenden Kalenders kann jederzeit geändert werden, indem man in der linken Navigationsleiste mit der Maus über den Kalendernamen fährt und rechts davon das Stift-Symbol wählt. Im folgenden Dialogfenster kann der Kalender auch gelöscht, exportiert oder geteilt werden.

Ein Kalender kann entweder direkt in MLUcloud-Appointments mit einer Person oder Gruppe geteilt werden, oder es kann ein Link hierfür verwendet werden. Mit dem Clipboard-Symbol wird der entsprechende Link in die Zwischenablage kopiert und kann manuell in eine Nachricht eingefügt werden. Alternativ kann über das Drei-Punkte-Symbol die Option 'Link zum Kalender als E-Mail verschicken' gewählt werden. Hierfür muss im Dialogfenster lediglich die entsprechende Mail-Adresse angegeben werden. Um die zwei verschiedenen Symbole zu sehen, muss neben 'Link teilen' auf das Pluszeichen geklickt werden. Der interne Link kann nur per Clipboard-Symbol in die Zwischenablage kopiert werden. Mit der Option 'Link teilen' können andere (externe) Personen den betreffenden Kalender sehen, aber nicht bearbeiten.

In der linken Navigationsleiste kann unter den bestehenden Kalendern mit '+ Neuer Kalender' ein weiterer hinzugefügt werden. Hier gibt es die Auswahl zwischen 'Neuer Kalender', 'Neuer Kalender mit Aufgabenliste', 'Neues Abonnement aus Link' und 'Feiertagskalender'. Die Option 'Neues Abonnement aus Link' gibt die Möglichkeit, sich auch Termine aus anderen Online-Kalendern (bspw. Google Calendar, Apple iCloud, etc.) anzeigen zu lassen. Hierfür muss nach dem Klick auf die Option lediglich der Link zu dem Online-Kalender eingefügt werden. Mit dem 'Feiertagskalender' können die Feiertage aus verschiedenen Ländern importiert werden.

Die Kalender in der linken Navigationsleiste werden beim Anklicken ausgeblendet und nicht ausgewählt.

Der Kalender in der Mitte zeigt standardmäßig alle Termine an, welche durch ihre Farbkodierung den thematischen Kalendern zugeordnet werden können. So kann ein Überblick über alle Termine gewährleistet und zeitliche Überschneidungen vermieden werden. Beim Klicken auf die einzelnen Kalender links können allerdings auch mehrere oder nur ein einzelner Kalender ausgeblendet werden. Bei den ausgeblendeten Kalendern ändert sich der farbige Kreis links vom Kalendernamen.

Die Ansicht des Kalenders wechseln

Die Ansicht des Kalenders kann zwischen Tages-, Wochen, Monats, Jahres- und Listenansicht gewechselt werden. Hierfür ist der Button rechts in der linken Navigationsleiste.

Termine zum Kalender hinzufügen

Einzelner Termin

Um einen einzelnen Termin zum Kalender hinzuzufügen, kann der Button '+ Ereignis' im linken Navigationsmenü genutzt werden. Im folgenden Dialogfenster wird der Titel festgelegt und zu welchem Kalender der Termin gehört. Außerdem wird hier das Datum und die Zeit des Termins angegeben. Wichtig hierbei ist, nach der Festlegung des Tages und der Zeit auf ‘ok’ zu gehen, damit die Angabe gespeichert wird. Alternativ kann auch direkt der entsprechende Tag im Kalender angeklickt und ein Termin hinzugefügt werden. Zu einem Termin kann auch eine Beschreibung und/oder der Ort angegeben werden.

Weitere Termineinstellungen

Die Einstellungen eines einzelnen Termins können erweitert werden, indem man im Dialogfeld unten links auf 'Mehr' klickt. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem verschiedene Einzelheiten angegeben und festgelegt werden können. Unter ‘Details’ kann folgendes eingestellt werden:

• ob der Termin vorläufig, festgelegt oder abgesagt ist
• wie der Termin beim Teilen des Kalenders für Andere angezeigt werden soll (der genaue Termin, ‘beschäftigt’, oder gar kein Termin)
• Einteilung in eine Kategorie (‘nicht im Büro’, ‘besondere Gelegenheit’, etc.)
• Farbkodierung
• Erinnerung(en)
• Wiederholung(en)
• Hinzufügen von Anhängen

Unter 'Teilnehmer' können Personen zu dem Termin eingeladen werden. Hierfür siehe [MLUcloud-Appointments#Termineinladung|Zu einem Termin einladen]

Unter 'Ressourcen' kann noch Ressourcen oder Räumen gesucht, eine Mindestplatzkapazität festgelegt und/oder ein Raum angegeben werden.

Zu einem Termin einladen

Bei der Erstellung eines Termins können auch ein oder mehrere Personen zu dem Termin eingeladen werden. Die betreffenden Personen werden per Mail benachrichtigt und können den Termin zu- oder absagen. Hierfür im Dialogfeld der Terminerstellung unten links auf 'Mehr' gehen. Bei 'Teilnehmer' können nach Personen auf MLUcloud-Appointments oder nach Mail-Adressen gesucht werden. Hierbei kann man sich außerdem die belegten Zeiten der potenziellen Teilnehmenden anzeigen lassen, um den bestmöglichen Termin zu finden. Es gibt auch die Möglichkeit, sich die besten Zeitfenster vorschlagen zu lassen.

Buchbare Termine erstellen

In MLUcloud-Appointments gibt es auch die Option, Zeitfenster festzulegen, in denen bestimmte Termine von anderen Personen gebucht werden können. Dazu klickt man in der linken Navigationsleiste auf das +-Symbol neben 'Termine'. Es folgt ein Dialogfenster, in dem wie sonst auch der Name, Ort, und jeweilige Kalender für den potenziellen Termin festgelegt werden können. Ebenfalls sollte eingestellt werden, wie lange der Termin dauern könnte und ob er öffentlich sichtbar oder nur durch einen Link einsehbar ist. Anschließend können für jeden Wochentag Zeitfenster festgelegt werden, in denen andere Personen den Termin buchen können. Das können beispielsweise die eigenen Arbeitszeiten oder festgelegte Sprechstunden sein. Außerdem kann eingestellt werden, ob vor und/oder nach einem Termin eine bestimmte Zeit freigehalten werden soll. Zusätzlich kann festgelegt werden, welche der eigenen Kalender vom System auf freie Zeitfenster geprüft werden sollen: Hat man bei einem der ausgewählten Kalender bereits einen anderen Termin, kann zu der Zeit kein weiterer gebucht werden.

Import und Export von Kalendern

Die einzelnen Kalender von MLUcloud-Appointments können jederzeit exportiert werden, um ein Backup anzufertigen oder auch um den Kalender in andere Kalender-Apps zu importieren. Hierfür im linken Seitenmenü auf das Symbol links neben dem Kalender klicken und im folgenden Dialogfenster auf ‘Exportieren’. Es wird eine iCalendar-Datei heruntergeladen.

Um einen Kalender in MLUcloud-Appointments zu importieren, müssen mit einem Klick die ‘Kalender-Einstellungen’ ganz unten in der linken Menüleiste hochgeklappt werden. Bei ‘Kalender importieren’ öffnet sich der Datei Explorer, in dem der entsprechende Kalender zum Import ausgewählt werden kann.

Geburtstagskalender

Ebenso wie ein Feiertagskalender oder andere externe Online-Kalender abonniert werden können (mehr dazu [MLUcloud-Appointments#AboKalender|hier]), kann in MLUcloud-Appointments auch ein Geburtstagskalender angezeigt werden. Dieser greift automatisch auf die Geburtstage in den Kontakten zu und zeigt diese im Kalender an. Die Geburtstage können hierbei nicht in der App selbst geändert, sondern müssen separat in den eigenen Kontakten bearbeitet werden. Um den Geburtstagskalender mit anzeigen zu lassen, müssen die ‘Kalender-Einstellungen’ ganz unten in der linken Menüleiste hochgeklappt werden. Dort findet sich dann die Option ‘Geburtstagskalender aktivieren’, bei der ein Häkchen gesetzt werden kann. Daraufhin erscheint der Kalender ‘Geburtstage von Kontakten’ in der Kalenderübersicht.

Das Termin-Tool

Während die Kalenderansichten in MLUcloud-Appointments vorrangig der eigenen und Team-internen Organisation dienen, können unter der Ansicht 'Termine'+- links in der obersten Menüleiste die eigenen Kontaktinformationen und Terminangebote verwaltet werden.

In der Mitte der Seite wird die Vorschau Ihrer öffentlichen Seite angezeigt: die Informationen, die andere Nutzende von Ihrem Profil sehen, wenn sie einen Termin bei Ihnen buchen möchten.

Die Kontaktinformationen

Ein erster Schritt ist es, die eigenen Kontaktinformationen zu ergänzen, damit andere Nutzende Name, Anschrift und gegebenenfalls die Mail-Adresse leicht finden können. Diese Informationen können bei ‘Benutzer/Organisations-Informationen’ eingegeben werden. Dies befindet sich in der Termin-Ansicht in der linken Menüleiste.

Nach dem Anwenden der eingegebenen Kontaktdaten erscheinen diese auch in der Vorschau.

Zeitfenster verwalten

Unter dem Menüpunkt ‘Zeitfenster verwalten’ können nun Termine eingestellt werden, die anschließend von anderen Nutzenden gebucht werden können. Bevor die Vorlage der Termine bearbeitet werden kann, muss zunächst festgelegt werden, welchen Kalender die Termine betreffen soll.

Zeitfenstermodus

Es können drei verschiedene Modi für die Terminorganisation gewählt werden:

• die ‘Wöchentliche Vorlage’, in der eingestellte Termine wöchentlich wiederholt zur Buchung freigegeben werden können. Nachdem ein Kalender ausgewählt wurde, zu dem die Termine gehören sollen, kann optional eingestellt werden, für welche anderen Kalender die Termine auf Zeitkonflikte geprüft werden sollen. Außerdem können Terminpuffer hinzugefügt werden, sodass vor und/oder nach jedem Termin bspw. fünf Minuten verbleiben.
• der einfache Modus, in dem Termine nicht wiederholt angeboten werden, sondern nur für den Tag/die Tage, für die sie eingestellt wurden. Im ‘Hauptkalender’ werden die potentiellen Termine angezeigt, die von Ihnen zur Verfügung gestellt wurden, während im ‘Kalender für gebuchte Termine’ ausschließlich die von anderen Nutzenden gebuchten Termine angezeigt werden. Es wird empfohlen, zwei verschiedene Kalender zu verwenden, Sie können aber auch für Haupt- und Buchungskalender denselben Kalender auswählen.
• der externe Modus, der mit der Nextcloud-App oder einem anderen CalDAV-kompatiblem Client funktioniert

Erweiterte Einstellungen

In den erweiterten Einstellungen kann eine Vorlaufzeit für Termine festgelegt und eingestellt werden, was passiert, wenn jemand den gebuchten Termin wieder absagt. Hierbei kann der Zeitslot entweder wieder freigegeben oder als abgesagt und nicht mehr buchbar markiert werden. Ferner kann in diesen Einstellungen entschieden werden, ob ganztägige Termine mit in die Konfliktprüfung einbezogen werden sollen und es kann eine Titel-Vorlage gewählt werden.

Vorlage bearbeiten

In der Terminvorlage wird ein Wochenplan angezeigt. Hier können bei den drei Punkten rechts von den jeweiligen Wochentagen Zeitslots für mögliche Termine eingestellt werden.

• 

  Die Anzahl der Slots festlegen

• 

  Dauer und Terminname festlegen

In einem ersten Dialogfenster wird festgelegt, wie viele Zeitslots an diesem Tag angeboten werden sollen. Anschließend wird eingestellt, wie lange die einzelnen Termine dauern können und was für einen Titel sie tragen. Im Nachhinein können die Slots mit einem Rechtsklick immer noch bearbeitet oder abgesagt werden.

Terminpuffer

In der Zeitfensterverwaltung können außerdem Terminpuffer vor und nach Terminen eingestellt werden. So kann sichergestellt werden, dass immer ausreichend Zeit vorhanden ist, um Termine vor- und nachzubereiten oder eine Pause einlegen zu können. Hierfür können die Regler unter ‘Gebuchte Terminpuffer’ von 0 bis 120 Minuten verstellt werden. Der Puffer wird nur angewendet, wenn ein Terminslot tatsächlich gebucht wurde. Wenn ein Puffer eingestellt wurde, blockiert dieser die entsprechenden Zeitslots vor und nach dem gebuchten Termin, sodass in dieser Zeit niemand anderes einen Termin buchen kann.

Auf Konflikte prüfen

Unter dieser Einstellung kann festgelegt werden, welche der eigenen Kalender zusätzlich zum Zielkalender zur Konfliktprüfung herangezogen werden sollen.

Weitere Einstellungen

Im linken Seitenleisten-Menü kann unter 'Einstellungen' das Termin-Tool weiter angepasst werden.

Öffentliche Seite anpassen

Hier kann die Seite angepasst werden, die auf der rechten Seite unter ‘Öffentliche Seite Vorschau’ angezeigt wird: Das ist die Seite, die andere Nutzenden sehen, wenn diese bei Ihnen einen Termin buchen möchten. Es kann sowohl der Titel der Seite bzw. des Formulars geändert und auch die angezeigten Tage angepasst werden. Auch hier gibt es ‘Erweiterte Einstellungen’. Unter ‘Einhaltung der DSGVO’ (Datenschutz-Grundverordnung) kann ein Hinweistext zum Datenschutz geschrieben werden. Wenn ein Text eingestellt wurde, wird automatisch eine Checkbox generiert, die die Nutzenden ankreuzen müssen, um zu bestätigen, dass sie die Datenschutzrichtlinien zur Kenntnis genommen haben. Unter ‘Nur DSGVO-Text’ wird nur ein Text zu den Datenschutzbestimmungen angezeigt, aber keine Checkbox. Weiter kann eingestellt werden, welche Daten die Nutzenden sehen können und wie der Seitenkopf heißen soll. Ein Untertitel ist hierbei ebenfalls möglich.

E-Mail-Einstellungen

Hier können die E-Mails an einen selbst und an die Teilnehmenden des Termins angepasst werden. Es kann eingestellt werden, ob die Teilnehmenden eine Mail bekommen sollen, wenn der Termin geändert oder gelöscht wurde. Man selbst kann Nachrichten bekommen, wenn ein Termin angefordert, bestätigt oder abgesagt wurde. Es kann eingestellt werden, ob nach der Terminanfrage noch eine Bestätigung der Teilnehmenden notwendig sein soll: Wenn ‘E-Mail-Validierungsschritt überspringen’ angekreuzt ist, bekommt die buchende Person gleich eine Bestätigungsmail zugeschickt. Es kann ebenfalls festgelegt werden, ob die buchenden Personen eine .ics-Datei an ihre Bestätigungs- oder Absage-Mail erhalten sollen. Eine .ics-Datei ist eine Datei speziell für Kalender-Apps wie beispielsweise Google Kalender oder Apple Calendar. Die Datei kann in die entsprechende App importiert werden, sodass die Teilnehmenden alle Termindaten in ihrem Kalender haben, ohne sie selbst eintragen zu müssen. Außerdem kann der E-Mail-Text zur Bestätigung und zur Überprüfung sowie eine Beschreibung der .ics-Datei festgelegt werden.

Talk-Einbindung

Hier finden sich Einstellungen zu digitalen Besprechungsräumen. Wenn für bestätigte Termine online-Räume erstellt werden sollen, können Passwort, Name des Raums und der E-Mail-Text an die Teilnehmenden angepasst werden. Es kann festgelegt werden, dass der Raum nach dem Termin wieder gelöscht wird und ob es eine Lobby geben soll. Hier würden die Teilnehmenden in einen digitalen Vorraum kommen, nachdem sie sich eingeloggt haben. So könnten Sie die Teilnehmenden manuell in den Raum hinzufügen.

Erinnerungen

Hier kann eingestellt werden, ob die Teilnehmenden vor einem Termin eine Erinnerung per Mail zugeschickt bekommen sollen. Außerdem kann der E-Mail-Text der Erinnerung individualisiert werden.

Erweiterte Einstellungen

Hier finden sich verschiedene Einstellungen, die alle Seiten des Tools betreffen. So kann eine Vorlaufzeit festgelegt werden, damit beispielsweise nicht für den gleichen Tag, an dem die Termine zur Buchung freigegeben werden, bereits jemand einen Termin bucht. Ebenso kann eingestellt werden, ob ein abgesagter Termin als abgesagt markiert oder wieder freigegeben werden soll. In der ‘Titel-Vorlage’ kann der Name des jeweiligen Termins konfiguriert werden. Hierzu können unter anderem die Token %N (Name Teilnehmende:r) und %O (Name der Organisation genutzt werden. Wenn also beispielsweise in das Feld “%N (%O)” geschrieben wird, lautet der Titel des jeweiligen Termins “Monika Schmidt (Verwaltung)” - je nachdem, wie die Teilnehmenden und ihre Organisation oder ihr Institut heißen.