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Was ist Webex Training?

Mit Webex Training können Sie sogenannte Schulungssitzungen durchführen. Als Gastgeber ist eine Registrierung nötig, für die Teilnehmenden gilt dies nicht. Die Sitzung hat Kapazitäten bis zu 1000 Teilnehmenden. Die Teilnahme ist zwar per Browser möglich, allerdings empfehlen wir, sich die App herunterzuladen, was nur einen kurzen Moment dauert. Info (für die Studierenden): Um an einem Training teilzunehmen, benötigt man keine/n Registrierung/Account, nur als Gastgeber. Sie können folgende Funktionen im Training nutzen:

• Kommentieren des eigenen Bildschirms (Whiteboard Funktion, z.B. Zeichnen, Beschriftung einfügen usw.)
• Aufzeichnung des Meetings
• Freigabe des eigenen Bildschirms oder einzelne Dokumente, d.h. Teilnehmende haben Zugriff auf Dokumente und können diese bearbeiten/steuern
• Live-Umfrage mit allen Teilnehmenden (mit sofortiger Auswertung)
• Durchführen von Tests

Anleitung für Webex Training

Hier erscheint in Kürze ein: Lernvideo

Ein Meeting erstellen und Teilnehmende einladen

Bitte melden Sie sich in Ihrem Browser über www.webex.de in Ihrem Account unter „Meetings“ an. Dazu ist Ihre E-Mail sowie Ihr selbst gewähltes Passwort nötig. (Abbildung 1)

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  Abbildung 1

Die Seite Ihres persönlichen Raumes öffnet sich. Oben links im Fenster wählen Sie „Klassische Ansicht“ aus.(Abbildung 2)

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  Abbildung 2

Die Oberfläche der Klassischen Ansicht öffnet sich. Oben rechts befinden sich zwei Symbole. Der Menü-Button (in Abbildung 3 gelb eingekreist) navigiert Sie zum Menü von Webex, in dem Sie Ihr Training einstellen können.

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  Abbildung 3

Oben im Bild öffnet sich die Menü-Leiste, klicken Sie auf Webex Training. (Abbildung 4)

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  Abbildung 4

Links im Fenster können Sie Ihre Schulung einrichten, in dem Sie den Button „Schulung ansetzen“ drücken. (Abbildung 5)

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  Abbildung 5

Sie können einige Einstellungen zu Ihrer Schulungssitzung vornehmen. Unter anderem Sitzungs- und Zugriffsinformationen. Unter „Thema“ geben Sie den Titel Ihrer Schulungssitzung ein. (Abbildung 6) Außerdem können Sie Audio-Konferenz-Einstellungen vornehmen.

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  Abbildung 6

Unter der Einstellung „Datum und Zeit“ geben Sie das Datum, die Startzeit sowie die Dauer Ihrer Schulung ein. In der Einstellung „Registrierung“ können Sie festlegen, ob sich die Studierenden registrieren müssen. Ein Beitreten in die Schulung ist auch ohne Registrierung möglich. (Abbildung 7)

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  Abbildung 7

Gehen Sie auf die Einstellung „Teilnehmer“ und unter „Teilnehmer einladen“ ist es Ihnen möglich, die Studierenden zu Ihrer Schulungssitzung einzuladen. (Abbildung 8)

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  Abbildung 8

Es öffnet sich ein Fenster. In dessen unteren Bereich „Neuer Teilnehmer“ geben Sie den vollständigen Namen sowie die E-Mail-Adresse des Teilnehmenden ein. Nachdem Sie diese Angaben gemacht haben, drücken Sie den Button „Teilnehmer hinzufügen“. Daraufhin erscheint im oberen Bereich des Fensters „Teilnehmer einladen“ der hinzugefügte Teilnehmende. Abschließend drücken Sie auf „Einladen“. (Abbildung 9)

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  Abbildung 9

Sie gelangen zurück zu den Einstellungen Ihrer Schulungssitzung. Wenn Sie weiter runter scrollen haben Sie folgende Optionen:

• Einladen von Moderatoren
• Bearbeiten von Sitzungsoptionen, d.h. verfügbare Features zu de-/aktivieren
• Zuweisungseinstellungen für die Teilgruppensitzungen
• E-Mail-Optionen
• Hinzufügen von Kursmaterialien
• Tests hinzufügen

Ganz unten auf der Seite können Sie die Einstellungen für das von Ihnen erstellte Training abschließen. (Abbildung 10)

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  Abbildung 10

Auf der nächsten Seite folgt eine Zusammenfassung der Informationen zu Ihrem Training (unten in der Abbildung 11) sowie Hinweise dazu, wie Sie das Meeting starten (oben).

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  Abbildung 11

Das Training und seine Funktionen

Ein Training über den Webbrowser durchzuführen ist zwar möglich, um allerdings Überlastungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen die Nutzung der App. Tipp: Starten Sie möglichst früh und zu ungeraden Uhrzeiten (geringere Überlastung). Hier erscheint in Kürze ein Lernvideo:

Im Folgenden können Sie sehen, wie Sie ein Meeting mit der App abhalten und welche Funktionen möglich sind. Als erstes Starten Sie die App. Drücken Sie den „Aktualisierungs-Button“ (gelb eingekreist). Dann erscheint Ihr Training, an dem rechts ein grüner Button „Meeting starten“ steht (oben). Diesen klicken Sie an. Die Verbindung wird hergestellt. (Abbildung 12)

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  Abbildung 12

Ihre Schulungssitzung beginnt. Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster „Audiokonferenz“. Drücken Sie hier den Button „Über Computer anrufen“. (Abbildung 13)

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  Abbildung 13

Funktionen: Chat, Liste der Teilnehmenden und Recorder

Auf der rechten Seite befinden sich die Fenster des Chats sowie die Liste der Teilnehmenden. Oben bei den Teilnehmenden sind auch Sie aufgeführt, hier können Sie Ihre Kamera und/oder Ihr Mikrofon an- und ausschalten. Weiter unten ist die Chat-Funktion. Es besteht die Option mit allen oder aber auch mit einer einzelnen Person zu chatten. (Abbildung 14)

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  Abbildung 14

Ganz oben rechts finden Sie drei Button (gelb eingekreist): der erste blendet die Teilnehmenden ein/aus, der zweite Button den Chat ein/aus und der dritte Button dient der Aufzeichnung Ihres Trainings. Drücken Sie auf diesen, öffnet sich darunter ein weiteres kleines Fenster. Klicken Sie auf den kleinen „Aufnahme-Punkt“ (gelber Pfeil), wird die Sitzung aufgezeichnet. (Abbildung 15)

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  Abbildung 15

Dass die Sitzung aufgezeichnet wird, sehen Sie daran, dass der „Recorder“-Button oben rechts blau erleuchtet sowie in dem kleinen Fenster an dem roten Punkt. Sie können die Aufzeichnung pausieren und stoppen (gelbe Pfeile). (Abbildung 16)

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  Abbildung 16

Funktion: Optionen für Audiokonferenz

In der Mitte des Bildschirms gibt es drei weitere Optionen. Gehen Sie auf Audiokonferenz, öffnet sich ein Fenster. In diesem können Sie Mikro- und Kameraeinstellungen vornehmen sowie die Konferenz schließen. (Abbildung 17)

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  Abbildung 17

Funktion: Einladen und erinnern

Die nächste Funktion ermöglicht Ihnen, Teilnehmende nachträglich einzuladen und an bereits eingeladene Studierende eine Erinnerung zu senden. Klicken Sie dazu auf den Button „Einladen und erinnern“. (Abbildung 18)

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  Abbildung 18

Funktion: Meinen Desktop teilen

Mit dem Button „Meinen Desktop teilen“ können Sie bestimmte Bereiche Ihres Bildschirms freigeben, d.h. für die Teilnehmenden sichtbar machen. Auf der rechten Seite des Buttons ist ein Pfeil nach unten. Wenn Sie diesen drücken, erscheinen Wahlmöglichkeiten. (Abbildung 19)

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  Abbildung 19

Sie Können wählen, ob Sie den gesamten Desktop, noch geschlossene Anwendungen oder bereits geöffnete Anwendungen mit den Teilnehmenden teilen. Haben Sie eine Wahl getroffen, klicken Sie auf den „Meinen Desktop teilen“-Button. (Abbildung 20)

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  Abbildung 20

In unserem Beispiel öffnen sich die Letzten Anwendungen, die im Hintergrund offen waren, da hier „Meinen Desktop teilen“ gewählt wurde. Oben in der Mitte des Bildschirms erscheint eine Leiste, gehen Sie mit Ihrer Maus über diese Leiste, die sich dann mit weiteren Funktionen öffnet. (Abbildung 21)

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  Abbildung 21

Meinen Desktop teilen – Funktionen: Teilen beenden, Unterbrechen und Freigeben

Durch den ersten roten Knopf kann das Teilen beendet werden, der zweite Knopf veranlasst das Pausieren der Freigabe. Der dritte Knopf von links „Freigeben” erlaubt, weitere Inhalte freizugeben. (Abbildung 22)

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  Abbildung 22

Meinen Desktop teilen – Funktion: Zuweisen

Mit dem „Zuweisen“-Button (in Abbildung 23 gelb eingerahmt) können Sie

• einen Teilnehmenden zum Moderator ernennen
• einem Teilnehmenden die Kontrolle über Tastatur und Maus geben: Der Teilnehmende hat durch das Klicken seiner Maus die komplette Kontrolle über Ihren Browser. Da nur Firefox freigegeben wurde, hat der Teilnehmende keinen Zugriff auf andere Anwendungen. Auch die Taskleiste bleibt davon unberührt. Möchte der Gastgeber die Kontrolle zurückerlangen, führt er einen Linksklick mit der Maus durch. Dasselbe gilt für den Teilnehmenden, um erneut den Bildschirm zu kontrollieren.
• Kommentare von Teilnehmenden zulassen: Das bedeutet, dass der freigegebene Inhalt von dem benannten Teilnehmenden mit Hilfe von Whiteboard-Funktionen bearbeitet werden kann.

In diesem Beispiel wird die Teilnehmende Teresa die Kontrolle über Maus und Tastatur gegeben.

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  Abbildung 23

In unserem Beispiel hat die Teilnehmende in einem neuen Tab nach Katzenvideos gesucht. Um die Kontrolle zurückzuerlangen, führen Sie einen Linksklick mit der Maus durch. Um die Zuweisung zu beenden folgen Sie folgendem Pfad: Zuweisen --> Kontrolle über Tastatur und durch Anklicken des jeweiligen Teilnehmenden nehmen Sie das Häkchen raus, das ihn dazu autorisierte. (Abbildung 24)

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  Abbildung 24

Meinen Desktop teilen – Funktionen: Mein Ton, Teilnehmer, Chat, Recorder

Auch in der Funktion „Meinen Desktop teilen“ ist es möglich Ihren Ton an- und auszuschalten, die Liste der Teilnehmenden einzublenden, mit den Studierenden zu chatten und die Aufzeichnung, die Sie entweder bereits gestartet haben bzw. in diesem Modus starten können, zu pausieren oder zu stoppen. (Abbildung 25)

• Train 025 bea.png

  Abbildung 25

Meinen Desktop teilen – Funktion: Kommentieren

Der Button „Kommentieren“ (in Abbildung 26 gelb eingekreist) hat die Funktionen eines Whiteboards. Es öffnet sich rechts ein Fenster mit unterschiedlichen Funktionen.

Mit den Funktionen können Sie: Zeichnen, Linien/Pfeile einfügen, unterschiedliche Rahmen setzen, die Farbe des Stiftes ändern, gezeichnetes wegradieren. Das erstellte Bild kann im gewünschten Ordner gespeichert werden.

Um Teilnehmende ebenfalls kommentieren zu lassen, drücken Sie den grauen Button „Komm. zulassen“. Sie können alle Teilnehmenden wählen oder auch einzelne. Daneben der graue Button „Komm. beenden“ schließt das Kommentieren durch andere Teilnehmende wieder.

• Train 026bea.png

  Abbildung 26

Meinen Desktop teilen – Funktion: Umfrage

Drücken Sie auf das Symbol mit dem Pfeil nach unten, erscheinen weitere Funktionen. Unter anderem die Möglichkeit, Umfragen durchzuführen, die ad hoc von den Teilnehmenden beantwortet werden können. (Abbildung 27)

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  Abbildung 27

Entweder verwenden Sie eine bereits erstellte Umfrage oder erstellen eine neue (gelb eingekreist). Um eine neue Frage zu stellen, drücken Sie auf den grauen Button „Neu“. Es erscheint ein Eingabefeld unter „Fragen für Umfrage“, in das Sie Ihre Frage eingeben können. Den Fragetyp bestimmen Sie unter „Frage“ (rot eingerahmt). (Abbildung 28)

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  Abbildung 28

Unten rechts im Bereich „Antworten“ ist ein Button „Hinzufügen”. Wenn Sie diesen drücken, erscheint direkt unter Ihrer Frage ein Feld, in das Sie die erste Antwortmöglichkeit (z.B. gut) eintragen können. Sie können beliebig viele Antwortfelder hinzufügen. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, können Sie auf “Umfrage öffnen” gehen. (Abbildung 29)

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  Abbildung 29

Haben Sie die Umfrage geöffnet, können Sie in Echtzeit verfolgen, wie die Teilnehmenden abstimmen. Sie sehen das abschließende Ergebnis. In unserem Beispiel haben wir nur einen Teilnehmenden. Schließen Sie die Umfrage, bekommen Sie noch einmal eine Zusammenfassung. Durch drücken des Kreuzes ist die Umfrage endgültig geschlossen.

Meinen Desktop teilen – Funktion: Teilen beenden

Um die Freigabe zu schließen, drücken Sie oben in der Leiste den orangenen Button „Freigabe beenden“. Sie gelangen zurück in Ihren Sitzungs-Raum. (Abbiildung 30)

• Train 030bea.png

  Abbildung 30

Funktion: Beenden

Bevor Sie die Sitzung beenden, können Sie entscheiden, ob Sie für alle die Sitzung schließen möchten oder allein den Raum verlassen. Trifft letzteres zu, müssen Sie vor dem Beenden einen anderen Teilnehmenden zum Gastgeber ernennen.

Dann drücken Sie unten den Button „Schulungssitzung beenden“. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie erneut bestätigen, die Sitzung zu beenden. (Abbildung 31)

• Train 031bea.png

  Abbildung 31