MLUcloud ist ein Dienst zur Kalender- und Terminverwaltung. Neben der privaten Terminplanung gibt es die Möglichkeit, Termine öffentlich zur Verfügung zu stellen, sodass diese von anderen gebucht werden können.
Das Kalender-Tool
In der oberen Menüleiste von MLUcloud - Appointments kann links zwischen dem Termin- und dem Kalender-Tool gewechselt werden. Das Kalender-Tool bietet die Möglichkeit einer übersichtlichen Organisation verschiedener Termine, da mehrere Kalender angelegt werden können. Es können dabei ganze Kalender freigegeben und als Team genutzt werden, oder auch nur einzelne Termine mit bestimmten Personen geteilt oder öffentlich gemacht werden.
Erstellen und Teilen eines Kalenders
Alle Nutzenden haben zu Beginn bereits einen Kalender, der mit ‘Persönlich’ betitelt ist. Name und Farbkodierung des bestehenden Kalenders kann jederzeit geändert werden, indem man in der linken Navigationsleiste mit der Maus über den Kalendernamen fährt und rechts davon das Stift-Symbol wählt. Im folgenden Dialogfenster kann der Kalender auch gelöscht, exportiert oder geteilt werden.
Sucht man gemeinsam nach einem Termin, werden den anderen Personen die bereits bestehenden Termine der Teammitglieder angezeigt. Möchte man bestimmte Termine lieber privat halten, hat man in diesem Dialogfenster auch die Möglichkeit, einen Kalender transparent zu setzen. Das bedeutet, dass die Termine dieses Kalenders niemandem sonst bei der Terminplanung angezeigt werden.
Ein Kalender kann entweder direkt in MLUcloud-Appointments mit einer Person oder Gruppe geteilt werden, oder es kann ein Link hierfür verwendet werden. Mit dem Clipboard-Symbol wird der entsprechende Link in die Zwischenablage kopiert und kann manuell in eine Nachricht eingefügt werden. Alternativ kann über das Drei-Punkte-Symbol die Option 'Link zum Kalender als E-Mail verschicken' gewählt werden. Hierfür muss im Dialogfenster lediglich die entsprechende Mail-Adresse angegeben werden. Um die zwei verschiedenen Symbole zu sehen, muss neben 'Link teilen' auf das Pluszeichen geklickt werden. Der interne Link kann nur per Clipboard-Symbol in die Zwischenablage kopiert werden. Mit der Option 'Link teilen' können andere (externe) Personen den betreffenden Kalender sehen, aber nicht bearbeiten.
In der linken Navigationsleiste kann über den bestehenden Kalendern mit '+ Neuer Kalender' ein weiterer hinzugefügt werden. Hier gibt es die Auswahl zwischen 'Neuer Kalender', 'Neuer Kalender mit Aufgabenliste', 'Neues Abonnement aus Link' und 'Feiertagskalender'. Die Option 'Neues Abonnement aus Link' gibt die Möglichkeit, sich auch Termine aus anderen Online-Kalendern (bspw. Google Calendar, Apple iCloud, etc.) anzeigen zu lassen. Hierfür muss nach dem Klick auf die Option lediglich der Link zu dem Online-Kalender eingefügt werden. Mit dem 'Feiertagskalender' können die Feiertage aus verschiedenen Ländern importiert werden.
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Die Kalender in der linken Navigationsleiste werden beim Anklicken ausgeblendet und nicht ausgewählt. |
Der Kalender in der Mitte zeigt standardmäßig alle Termine an, welche durch ihre Farbkodierung den thematischen Kalendern zugeordnet werden können. So kann ein Überblick über alle Termine gewährleistet und zeitliche Überschneidungen vermieden werden. Beim Klicken auf die einzelnen Kalender links können allerdings auch mehrere oder nur ein einzelner Kalender ausgeblendet werden. Die ausgeblendeten Kalender können im 'Versteckt'-Ordner unter den aktiven Kalendern wieder eingeblendet werden.
Die Ansicht des Kalenders wechseln
Die Ansicht des Kalenders kann zwischen Tages-, Wochen, Monats, Jahres- und Listenansicht gewechselt werden. Hierfür ist der Button rechts in der linken Navigationsleiste.
Termine zum Kalender hinzufügen
Einzelner Termin für sich selbst
Um einen einzelnen Termin für sich selbst zum Kalender hinzuzufügen, kann der Button '+ Ereignis' im linken Navigationsmenü genutzt werden. Im folgenden Dialogfenster wird der Titel festgelegt und zu welchem Kalender der Termin gehört. Außerdem wird hier das Datum und die Zeit des Termins angegeben. Wichtig hierbei ist, nach der Festlegung des Tages und der Zeit auf ‘ok’ zu gehen, damit die Angabe gespeichert wird. Alternativ kann auch direkt der entsprechende Tag im Kalender angeklickt und ein Termin hinzugefügt werden. Zu einem Termin kann auch eine Beschreibung und/oder der Ort angegeben werden.
Weitere Termineinstellungen
Die Einstellungen eines einzelnen Termins können erweitert werden, indem man im Dialogfeld unten links auf 'Mehr' klickt. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem verschiedene Einzelheiten angegeben und festgelegt werden können. Unter ‘Details’ kann folgendes eingestellt werden:
- ob der Termin vorläufig, festgelegt oder abgesagt ist
- wie der Termin beim Teilen des Kalenders für Andere angezeigt werden soll (der genaue Termin, ‘beschäftigt’, oder gar kein Termin)
- Einteilung in eine Kategorie (‘nicht im Büro’, ‘besondere Gelegenheit’, etc.)
- Farbkodierung
- Erinnerung(en)
- Wiederholung(en)
- Hinzufügen von Anhängen
Unter 'Teilnehmer' können Personen zu dem Termin eingeladen werden. Hierfür siehe [MLUcloud-Appointments#Termineinladung|Zu einem Termin einladen]
Unter 'Ressourcen' kann noch Ressourcen oder Räumen gesucht, eine Mindestplatzkapazität festgelegt und/oder ein Raum angegeben werden.
Zu einem Termin einladen
Bei der Erstellung eines Termins können auch ein oder mehrere Personen zu dem Termin eingeladen werden. Die betreffenden Personen werden per Mail benachrichtigt und können den Termin zu- oder absagen. Hierfür im Dialogfeld der Terminerstellung unten links auf 'Mehr' gehen. Bei 'Teilnehmer' können nach Personen auf MLUcloud-Appointments oder nach Mail-Adressen gesucht werden. Hierbei kann man sich außerdem die belegten Zeiten der potenziellen Teilnehmenden anzeigen lassen, um den bestmöglichen Termin zu finden. Es gibt auch die Möglichkeit, sich die besten Zeitfenster vorschlagen zu lassen.
Buchbare Termine erstellen
In MLUcloud-Appointments gibt es auch die Option, Zeitfenster festzulegen, in denen bestimmte Termine von anderen Personen gebucht werden können. Dazu klickt man in der linken Navigationsleiste auf das +-Symbol neben 'Termine'. Es folgt ein Dialogfenster, in dem wie sonst auch der Name, Ort, und jeweilige Kalender für den potenziellen Termin festgelegt werden können. Ebenfalls sollte eingestellt werden, wie lange der Termin dauern könnte und ob er öffentlich sichtbar oder nur durch einen Link einsehbar ist. Anschließend können für jeden Wochentag Zeitfenster festgelegt werden, in denen andere Personen den Termin buchen können. Das können beispielsweise die eigenen Arbeitszeiten oder festgelegte Sprechstunden sein. Außerdem kann eingestellt werden, ob vor und/oder nach einem Termin eine bestimmte Zeit freigehalten werden soll. Zusätzlich kann festgelegt werden, welche der eigenen Kalender vom System auf freie Zeitfenster geprüft werden sollen: Hat man bei einem der ausgewählten Kalender bereits einen anderen Termin, kann zu der Zeit kein weiterer gebucht werden.
Wurden die möglichen Zeitslots erstellt, folgt eine Systembestätigung, bei der auch eine Vorschau der buchbaren Termine angezeigt werden kann.
- buchbare Termine erstellen
Systembestätigung bei der Terminerstelltung
Die Vorschau der erstellten Termine
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Damit die erstellten Terminslots gebucht werden können, müssen noch die Kontaktinformationen im Termin-Tool aktualisiert werden. Hierfür siehe [MLUcloud-Appointments#Die Kontaktinformationen |
Terminpuffer
Bei 'Zeit vor und nach dem Termin hinzufügen' können außerdem Terminpuffer eingestellt werden. So kann sichergestellt werden, dass immer ausreichend Zeit vorhanden ist, um Termine vor- und nachzubereiten oder eine Pause einlegen zu können. Hierfür kann jeweils bis zu eine Stunde eingestellt werden. Der Puffer wird nur angewendet, wenn ein Terminslot tatsächlich gebucht wurde. Wenn ein Puffer eingestellt wurde, blockiert dieser die entsprechenden Zeitslots vor und nach dem gebuchten Termin, sodass in dieser Zeit niemand anderes einen Termin buchen kann.
Weitere Einstellungen
Bei der Erstellung buchbarer Termine kann ebenfalls eingestellt werden, welche Kalender zur Konfliktprüfung herangezogen werden sollen, damit sich keine Termine überschneiden. Es kann auch eine maximale Anzahl an Terminen festegelegt werden und begrenzt werden, wie weit in die Zukunft Termine gebucht werden können.
Import und Export von Kalendern
Die einzelnen Kalender von MLUcloud-Appointments können jederzeit exportiert werden, um ein Backup anzufertigen oder auch um den Kalender in andere Kalender-Apps zu importieren. Hierfür im linken Seitenmenü auf das Symbol links neben dem Kalender klicken und im folgenden Dialogfenster auf ‘Exportieren’. Es wird eine iCalendar-Datei heruntergeladen.
Um einen Kalender in MLUcloud-Appointments zu importieren, müssen mit einem Klick die ‘Kalender-Einstellungen’ ganz unten in der linken Menüleiste hochgeklappt werden. Bei ‘Kalender importieren’ öffnet sich der Datei Explorer, in dem der entsprechende Kalender zum Import ausgewählt werden kann.
Geburtstagskalender
Ebenso wie ein Feiertagskalender oder andere externe Online-Kalender abonniert werden können (mehr dazu [MLUcloud-Appointments#AboKalender|hier]), kann in MLUcloud-Appointments auch ein Geburtstagskalender angezeigt werden. Dieser greift automatisch auf die Geburtstage in den Kontakten zu und zeigt diese im Kalender an. Die Geburtstage können hierbei nicht in der App selbst geändert, sondern müssen separat in den eigenen Kontakten bearbeitet werden. Um den Geburtstagskalender mit anzeigen zu lassen, müssen die ‘Kalender-Einstellungen’ ganz unten in der linken Menüleiste hochgeklappt werden. Dort findet sich dann die Option ‘Geburtstagskalender aktivieren’, bei der ein Häkchen gesetzt werden kann. Daraufhin erscheint der Kalender ‘Geburtstage von Kontakten’ in der Kalenderübersicht.
Das Termin-Tool
Während die Kalenderansichten in MLUcloud-Appointments vorrangig der eigenen und Team-internen Organisation dienen, können unter der Ansicht 'Termine'+- links in der obersten Menüleiste die eigenen Kontaktinformationen und Terminangebote verwaltet werden.
Bei 'Öffentliche Seite' werden Ihnen die Informationen angezeigt, die andere Nutzende von Ihrem Profil sehen, wenn sie einen Termin bei Ihnen buchen möchten. Diese sind zunächst jedoch noch nicht öffentlich, was an dem roten Schriftzug 'page is not enabled' oberhalb der Vorschau überprüft werden kann.
Die Kontaktinformationen
Ein erster Schritt ist es, die eigenen Kontaktinformationen zu ergänzen, damit andere Nutzende Name, Anschrift und gegebenenfalls die Mail-Adresse leicht finden können. Diese Informationen können bei der Vorschau der öffentlichen Seite ergänzt werden. Um sie anschließend auch zu veröffentlichen, werden die drei Punkte neben der 'Öffentlichen Seite' im linken Seitenmenü angeklickt und 'Online veröffentlichen' ausgewählt.
