MLUcloud Appointments/Terminvergabe - Versionsgeschichte

Elisabeth Werner am 12. Dezember 2024 um 08:43 Uhr

2024-12-12T08:43:53Z

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 10:43 Uhr
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	[[Datei:Kontaktinformationen_veroeffentlichen.png\|200px\|Kontaktinformationen veröffentlichen]]		[[Datei:Kontaktinformationen_veroeffentlichen.png\|200px\|Kontaktinformationen veröffentlichen]]

	===~~Zeitfenster verwalten===~~		===Die Verzeichnisseite===
	Unter dem Menüpunkt ‘Zeitfenster verwalten’ können nun Termine eingestellt werden, die anschließend von anderen Nutzenden gebucht werden können. Bevor die Vorlage der Termine bearbeitet werden kann, muss zunächst festgelegt werden, welchen Kalender die Termine betreffen sollen.

	~~[[Datei:Zeitfenster_verwalten.png\|300px\|Zeitfenster verwalten]]~~

	~~====Zeitfenstermodus====~~
	~~Es können drei verschiedene Modi für die Terminorganisation gewählt werden:~~
	*die ‘Wöchentliche Vorlage’, in der eingestellte Termine wöchentlich wiederholt zur Buchung freigegeben werden können. Nachdem ein Kalender ausgewählt wurde, zu dem die Termine gehören sollen, kann optional eingestellt werden, für welche anderen Kalender die Termine auf Zeitkonflikte geprüft werden sollen. Außerdem können Terminpuffer hinzugefügt werden, sodass vor und/oder nach jedem Termin bspw. fünf Minuten verbleiben.
	*der einfache Modus, in dem Termine nicht wiederholt angeboten werden, sondern nur für den Tag/die Tage, für die sie eingestellt wurden. Im ‘Hauptkalender’ werden die potentiellen Termine angezeigt, die von Ihnen zur Verfügung gestellt wurden, während im ‘Kalender für gebuchte Termine’ ausschließlich die von anderen Nutzenden gebuchten Termine angezeigt werden. Es wird empfohlen, zwei verschiedene Kalender zu verwenden, Sie können aber auch für Haupt- und Buchungskalender denselben Kalender auswählen.
	*der externe Modus, der mit der Nextcloud-App oder einem anderen CalDAV-kompatiblem Client funktioniert

	~~====Erweiterte Einstellungen====~~
	In den erweiterten Einstellungen kann eine Vorlaufzeit für Termine festgelegt und eingestellt werden, was passiert, wenn jemand den gebuchten Termin wieder absagt. Hierbei kann der Zeitslot entweder wieder freigegeben oder als abgesagt und nicht mehr buchbar markiert werden. Ferner kann in diesen Einstellungen entschieden werden, ob ganztägige Termine mit in die Konfliktprüfung einbezogen werden sollen und es kann eine Titel-Vorlage gewählt werden.

	~~====Vorlage bearbeiten====~~
	~~In der Terminvorlage wird ein Wochenplan angezeigt. Hier können bei den drei Punkten rechts von den jeweiligen Wochentagen Zeitslots für mögliche Termine eingestellt werden.~~

	~~<gallery perrow="2" widths="400" heights="200">~~
	~~Zeitfenster_Anzahl_Slots.png\|Die Anzahl der Slots festlegen~~
	~~Zeitfenster_Einstellungen.png\|Dauer und Terminname festlegen~~
	~~</gallery>~~

	In einem ersten Dialogfenster wird festgelegt, wie viele Zeitslots an diesem Tag angeboten werden sollen. Anschließend wird eingestellt, wie lange die einzelnen Termine dauern können und was für einen Titel sie tragen. Im Nachhinein können die Slots mit einem Rechtsklick immer noch bearbeitet oder abgesagt werden.


	~~====Öffentliche Seite anpassen====~~
	Hier kann die Seite angepasst werden, die auf der rechten Seite unter ‘Öffentliche Seite Vorschau’ angezeigt wird: Das ist die Seite, die andere Nutzenden sehen, wenn diese bei Ihnen einen Termin buchen möchten. Es kann sowohl der Titel der Seite bzw. des Formulars geändert und auch die angezeigten Tage angepasst werden. Auch hier gibt es ‘Erweiterte Einstellungen’. Unter ‘Einhaltung der DSGVO’ (Datenschutz-Grundverordnung) kann ein Hinweistext zum Datenschutz geschrieben werden. Wenn ein Text eingestellt wurde, wird automatisch eine Checkbox generiert, die die Nutzenden ankreuzen müssen, um zu bestätigen, dass sie die Datenschutzrichtlinien zur Kenntnis genommen haben. Unter ‘Nur DSGVO-Text’ wird nur ein Text zu den Datenschutzbestimmungen angezeigt, aber keine Checkbox. Weiter kann eingestellt werden, welche Daten die Nutzenden sehen können und wie der Seitenkopf heißen soll. Ein Untertitel ist hierbei ebenfalls möglich.

	~~====E-Mail-Einstellungen====~~
	Hier können die E-Mails an einen selbst und an die Teilnehmenden des Termins angepasst werden. Es kann eingestellt werden, ob die Teilnehmenden eine Mail bekommen sollen, wenn der Termin geändert oder gelöscht wurde. Man selbst kann Nachrichten bekommen, wenn ein Termin angefordert, bestätigt oder abgesagt wurde. Es kann eingestellt werden, ob nach der Terminanfrage noch eine Bestätigung der Teilnehmenden notwendig sein soll: Wenn ‘E-Mail-Validierungsschritt überspringen’ angekreuzt ist, bekommt die buchende Person gleich eine Bestätigungsmail zugeschickt. Es kann ebenfalls festgelegt werden, ob die buchenden Personen eine .ics-Datei an ihre Bestätigungs- oder Absage-Mail erhalten sollen. Eine .ics-Datei ist eine Datei speziell für Kalender-Apps wie beispielsweise Google Kalender oder Apple Calendar. Die ~~Datei kann in die entsprechende App importiert werden, sodass die Teilnehmenden alle Termindaten in ihrem Kalender haben, ohne sie selbst eintragen zu müssen.~~
	~~Außerdem kann der E-Mail-Text zur Bestätigung und zur Überprüfung sowie eine Beschreibung der .ics-Datei festgelegt werden.~~

	~~====Talk-Einbindung====~~
	Hier finden sich Einstellungen zu digitalen Besprechungsräumen. Wenn für bestätigte Termine online-Räume erstellt werden sollen, können Passwort, Name des Raums und der E-Mail-Text an die Teilnehmenden angepasst werden. Es kann festgelegt werden, dass der Raum nach dem Termin wieder gelöscht wird und ob es eine Lobby geben soll. Hier würden die Teilnehmenden in einen digitalen Vorraum kommen, nachdem sie sich eingeloggt haben. So könnten Sie die Teilnehmenden manuell in den Raum hinzufügen.

	~~====Erinnerungen====~~
	~~Hier kann eingestellt werden, ob die Teilnehmenden vor einem Termin eine Erinnerung per Mail zugeschickt bekommen sollen. Außerdem kann der E-Mail-Text der Erinnerung individualisiert werden.~~

	~~====Erweiterte Einstellungen=~~===
	Hier finden sich verschiedene Einstellungen, die alle Seiten des Tools betreffen. So kann eine Vorlaufzeit festgelegt werden, damit beispielsweise nicht für den gleichen Tag, an dem die Termine zur Buchung freigegeben werden, bereits jemand einen Termin bucht. Ebenso kann eingestellt werden, ob ein abgesagter Termin als abgesagt markiert oder wieder freigegeben werden soll.
	In der ‘Titel-Vorlage’ kann der Name des jeweiligen Termins konfiguriert werden. Hierzu können unter anderem die Token %N (Name Teilnehmende:r) und %O (Name der Organisation genutzt werden. Wenn also beispielsweise in das Feld “%N (%O)” geschrieben wird, lautet der Titel des jeweiligen Termins “Monika Schmidt (Verwaltung)” - je nachdem, wie die Teilnehmenden und ihre Organisation oder ihr Institut heißen.

Elisabeth Werner am 12. Dezember 2024 um 08:37 Uhr

2024-12-12T08:37:16Z

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 10:37 Uhr
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	Bsp_Terminslots.png\|Die Vorschau der erstellten Termine		Bsp_Terminslots.png\|Die Vorschau der erstellten Termine
	</gallery>		</gallery>

			{{Warnung \| Damit die erstellten Terminslots gebucht werden können, müssen noch die Kontaktinformationen im Termin-Tool aktualisiert werden. Hierfür siehe [MLUcloud-Appointments#Die Kontaktinformationen\|das Erstellen und Veröffentlichen der Kontaktinformationen]}}

	====Terminpuffer====		====Terminpuffer====
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	[[Datei:Puffersystem-3.png\|500px\|Das Prinzip des Puffersystems]]		[[Datei:Puffersystem-3.png\|500px\|Das Prinzip des Puffersystems]]

	{{Warnung \| Damit die erstellten Terminslots gebucht werden können, müssen noch die Kontaktinformationen im Termin-Tool aktualisiert werden. Hierfür siehe [MLUcloud-Appointments#Die Kontaktinformationen\|das Erstellen und Veröffentlichen der Kontaktinformationen]}}

	===Weitere Einstellungen===		===Weitere Einstellungen===

Elisabeth Werner am 12. Dezember 2024 um 08:36 Uhr

2024-12-12T08:36:45Z

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 10:36 Uhr
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	[[Datei:Puffersystem-3.png\|500px\|Das Prinzip des Puffersystems]]		[[Datei:Puffersystem-3.png\|500px\|Das Prinzip des Puffersystems]]

			{{Warnung \| Damit die erstellten Terminslots gebucht werden können, müssen noch die Kontaktinformationen im Termin-Tool aktualisiert werden. Hierfür siehe [MLUcloud-Appointments#Die Kontaktinformationen\|das Erstellen und Veröffentlichen der Kontaktinformationen]}}

	===Weitere Einstellungen===		===Weitere Einstellungen===

Elisabeth Werner am 12. Dezember 2024 um 08:22 Uhr

2024-12-12T08:22:45Z

@@ Zeile 71: / Zeile 71: @@
 Bsp_Terminslots.png|Die Vorschau der erstellten Termine
 </gallery>
 ==Import und Export von Kalendern==
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 In einem ersten Dialogfenster wird festgelegt, wie viele Zeitslots an diesem Tag angeboten werden sollen. Anschließend wird eingestellt, wie lange die einzelnen Termine dauern können und was für einen Titel sie tragen. Im Nachhinein können die Slots mit einem Rechtsklick immer noch bearbeitet oder abgesagt werden.
 ====Öffentliche Seite anpassen====

Elisabeth Werner: /* Buchbare Termine erstellen */

2024-12-12T08:17:54Z

Buchbare Termine erstellen

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 10:17 Uhr
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	Wurden die möglichen Zeitslots erstellt, folgt eine Systembestätigung, bei der auch eine Vorschau der buchbaren Termine angezeigt werden kann.		Wurden die möglichen Zeitslots erstellt, folgt eine Systembestätigung, bei der auch eine Vorschau der buchbaren Termine angezeigt werden kann.

	<gallery perrow="2" caption="buchbare Termine" widths="250" heights="150">		<gallery perrow="2" caption="buchbare Termine erstellen" widths="250" heights="150">
	Bestaetigung.png\| Systembestätigung bei der Terminerstelltung		Bestaetigung.png\| Systembestätigung bei der Terminerstelltung
	Bsp_Terminslots.png\|Die Vorschau der erstellten Termine		Bsp_Terminslots.png\|Die Vorschau der erstellten Termine

Elisabeth Werner: /* Buchbare Termine erstellen */

2024-12-12T08:17:38Z

Buchbare Termine erstellen

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 10:17 Uhr
Zeile 67:		Zeile 67:
	Wurden die möglichen Zeitslots erstellt, folgt eine Systembestätigung, bei der auch eine Vorschau der buchbaren Termine angezeigt werden kann.		Wurden die möglichen Zeitslots erstellt, folgt eine Systembestätigung, bei der auch eine Vorschau der buchbaren Termine angezeigt werden kann.

	<gallery perrow="2" caption="buchbare Termine" widths="250" heights="~~250~~">		<gallery perrow="2" caption="buchbare Termine" widths="250" heights="150">
	Bestaetigung.png\| Systembestätigung bei der Terminerstelltung		Bestaetigung.png\| Systembestätigung bei der Terminerstelltung
	Bsp_Terminslots.png\|Die Vorschau der erstellten Termine		Bsp_Terminslots.png\|Die Vorschau der erstellten Termine

Elisabeth Werner am 12. Dezember 2024 um 08:17 Uhr

2024-12-12T08:17:16Z

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 10:17 Uhr
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	Wurden die möglichen Zeitslots erstellt, folgt eine Systembestätigung, bei der auch eine Vorschau der buchbaren Termine angezeigt werden kann.		Wurden die möglichen Zeitslots erstellt, folgt eine Systembestätigung, bei der auch eine Vorschau der buchbaren Termine angezeigt werden kann.

			<gallery perrow="2" caption="buchbare Termine" widths="250" heights="250">
			Bestaetigung.png\| Systembestätigung bei der Terminerstelltung
			Bsp_Terminslots.png\|Die Vorschau der erstellten Termine
			</gallery>

	==Import und Export von Kalendern==		==Import und Export von Kalendern==

Elisabeth Werner: /* Zeitfenster verwalten */

2024-12-12T08:14:02Z

Zeitfenster verwalten

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 10:14 Uhr
Zeile 34:		Zeile 34:
	===Termine zum Kalender hinzufügen===		===Termine zum Kalender hinzufügen===

	====Einzelner Termin====		====Einzelner Termin für sich selbst====
	Um einen einzelnen Termin zum Kalender hinzuzufügen, kann der Button '+ Ereignis' im linken Navigationsmenü genutzt werden. Im folgenden Dialogfenster wird der Titel festgelegt und zu welchem Kalender der Termin gehört. Außerdem wird hier das Datum und die Zeit des Termins angegeben. Wichtig hierbei ist, nach der Festlegung des Tages und der Zeit auf ‘ok’ zu gehen, damit die Angabe gespeichert wird. Alternativ kann auch direkt der entsprechende Tag im Kalender angeklickt und ein Termin hinzugefügt werden. Zu einem Termin kann auch eine Beschreibung und/oder der Ort angegeben werden.		Um einen einzelnen Termin für sich selbst zum Kalender hinzuzufügen, kann der Button '+ Ereignis' im linken Navigationsmenü genutzt werden. Im folgenden Dialogfenster wird der Titel festgelegt und zu welchem Kalender der Termin gehört. Außerdem wird hier das Datum und die Zeit des Termins angegeben. Wichtig hierbei ist, nach der Festlegung des Tages und der Zeit auf ‘ok’ zu gehen, damit die Angabe gespeichert wird. Alternativ kann auch direkt der entsprechende Tag im Kalender angeklickt und ein Termin hinzugefügt werden. Zu einem Termin kann auch eine Beschreibung und/oder der Ort angegeben werden.

	====Weitere Termineinstellungen====		====Weitere Termineinstellungen====
Zeile 64:		Zeile 64:
	===Buchbare Termine erstellen===		===Buchbare Termine erstellen===
	In MLUcloud-Appointments gibt es auch die Option, Zeitfenster festzulegen, in denen bestimmte Termine von anderen Personen gebucht werden können. Dazu klickt man in der linken Navigationsleiste auf das +-Symbol neben 'Termine'. Es folgt ein Dialogfenster, in dem wie sonst auch der Name, Ort, und jeweilige Kalender für den potenziellen Termin festgelegt werden können. Ebenfalls sollte eingestellt werden, wie lange der Termin dauern könnte und ob er öffentlich sichtbar oder nur durch einen Link einsehbar ist. Anschließend können für jeden Wochentag Zeitfenster festgelegt werden, in denen andere Personen den Termin buchen können. Das können beispielsweise die eigenen Arbeitszeiten oder festgelegte Sprechstunden sein. Außerdem kann eingestellt werden, ob vor und/oder nach einem Termin eine bestimmte Zeit freigehalten werden soll. Zusätzlich kann festgelegt werden, welche der eigenen Kalender vom System auf freie Zeitfenster geprüft werden sollen: Hat man bei einem der ausgewählten Kalender bereits einen anderen Termin, kann zu der Zeit kein weiterer gebucht werden.		In MLUcloud-Appointments gibt es auch die Option, Zeitfenster festzulegen, in denen bestimmte Termine von anderen Personen gebucht werden können. Dazu klickt man in der linken Navigationsleiste auf das +-Symbol neben 'Termine'. Es folgt ein Dialogfenster, in dem wie sonst auch der Name, Ort, und jeweilige Kalender für den potenziellen Termin festgelegt werden können. Ebenfalls sollte eingestellt werden, wie lange der Termin dauern könnte und ob er öffentlich sichtbar oder nur durch einen Link einsehbar ist. Anschließend können für jeden Wochentag Zeitfenster festgelegt werden, in denen andere Personen den Termin buchen können. Das können beispielsweise die eigenen Arbeitszeiten oder festgelegte Sprechstunden sein. Außerdem kann eingestellt werden, ob vor und/oder nach einem Termin eine bestimmte Zeit freigehalten werden soll. Zusätzlich kann festgelegt werden, welche der eigenen Kalender vom System auf freie Zeitfenster geprüft werden sollen: Hat man bei einem der ausgewählten Kalender bereits einen anderen Termin, kann zu der Zeit kein weiterer gebucht werden.

			Wurden die möglichen Zeitslots erstellt, folgt eine Systembestätigung, bei der auch eine Vorschau der buchbaren Termine angezeigt werden kann.

	==Import und Export von Kalendern==		==Import und Export von Kalendern==
Zeile 87:		Zeile 89:

	===Zeitfenster verwalten===		===Zeitfenster verwalten===
	Unter dem Menüpunkt ‘Zeitfenster verwalten’ können nun Termine eingestellt werden, die anschließend von anderen Nutzenden gebucht werden können. Bevor die Vorlage der Termine bearbeitet werden kann, muss zunächst festgelegt werden, welchen Kalender die Termine betreffen ~~soll~~.		Unter dem Menüpunkt ‘Zeitfenster verwalten’ können nun Termine eingestellt werden, die anschließend von anderen Nutzenden gebucht werden können. Bevor die Vorlage der Termine bearbeitet werden kann, muss zunächst festgelegt werden, welchen Kalender die Termine betreffen sollen.

	[[Datei:Zeitfenster_verwalten.png\|300px\|Zeitfenster verwalten]]		[[Datei:Zeitfenster_verwalten.png\|300px\|Zeitfenster verwalten]]

Elisabeth Werner am 12. Dezember 2024 um 07:34 Uhr

2024-12-12T07:34:16Z

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 09:34 Uhr
Zeile 84:		Zeile 84:
	Ein erster Schritt ist es, die eigenen Kontaktinformationen zu ergänzen, damit andere Nutzende Name, Anschrift und gegebenenfalls die Mail-Adresse leicht finden können. Diese Informationen können bei der Vorschau der öffentlichen Seite ergänzt werden. Um sie anschließend auch zu veröffentlichen, werden die drei Punkte neben der 'Öffentlichen Seite' im linken Seitenmenü angeklickt und 'Online veröffentlichen' ausgewählt.		Ein erster Schritt ist es, die eigenen Kontaktinformationen zu ergänzen, damit andere Nutzende Name, Anschrift und gegebenenfalls die Mail-Adresse leicht finden können. Diese Informationen können bei der Vorschau der öffentlichen Seite ergänzt werden. Um sie anschließend auch zu veröffentlichen, werden die drei Punkte neben der 'Öffentlichen Seite' im linken Seitenmenü angeklickt und 'Online veröffentlichen' ausgewählt.

	[[Datei:~~Termine_Kontaktdaten~~.png\|200px\|Kontaktinformationen ~~ergänzen~~]]		[[Datei:Kontaktinformationen_veroeffentlichen.png\|200px\|Kontaktinformationen veröffentlichen]]

	~~Nach dem Anwenden der eingegebenen Kontaktdaten erscheinen diese auch in der Vorschau.~~

	===Zeitfenster verwalten===		===Zeitfenster verwalten===

Elisabeth Werner: /* Import und Export von Kalendern */

2024-12-12T07:33:32Z

Import und Export von Kalendern

← Nächstältere Version		Version vom 12. Dezember 2024, 09:33 Uhr
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	[[Datei:Wechsel_Termintool.png\|200px\|Wechsel zum Termintool]]		[[Datei:Wechsel_Termintool.png\|200px\|Wechsel zum Termintool]]

	~~In der Mitte der~~ Seite ~~wird~~ die ~~Vorschau Ihrer öffentlichen Seite~~ angezeigt~~: die Informationen~~, die andere Nutzende von Ihrem Profil sehen, wenn sie einen Termin bei Ihnen buchen möchten.		Bei 'Öffentliche Seite' werden Ihnen die Informationen angezeigt, die andere Nutzende von Ihrem Profil sehen, wenn sie einen Termin bei Ihnen buchen möchten. Diese sind zunächst jedoch noch nicht öffentlich, was an dem roten Schriftzug 'page is not enabled' oberhalb der Vorschau überprüft werden kann.

	===Die Kontaktinformationen===		===Die Kontaktinformationen===
	Ein erster Schritt ist es, die eigenen Kontaktinformationen zu ergänzen, damit andere Nutzende Name, Anschrift und gegebenenfalls die Mail-Adresse leicht finden können. Diese Informationen können bei ~~‘Benutzer/Organisations-Informationen’ eingegeben~~ werden. ~~Dies befindet sich in der Termin-Ansicht in~~ der linken ~~Menüleiste~~.		Ein erster Schritt ist es, die eigenen Kontaktinformationen zu ergänzen, damit andere Nutzende Name, Anschrift und gegebenenfalls die Mail-Adresse leicht finden können. Diese Informationen können bei der Vorschau der öffentlichen Seite ergänzt werden. Um sie anschließend auch zu veröffentlichen, werden die drei Punkte neben der 'Öffentlichen Seite' im linken Seitenmenü angeklickt und 'Online veröffentlichen' ausgewählt.

	[[Datei:Termine_Kontaktdaten.png\|200px\|Kontaktinformationen ergänzen]]		[[Datei:Termine_Kontaktdaten.png\|200px\|Kontaktinformationen ergänzen]]